Vi har olika typer av hyresbostäder i Vanda. Bekanta dig med bostäderna och fyll i en bostadsansökan.
Vi har öppet dygnet runt, alla dagar året om.
VAV-koncernens integritetspolicy för inspelningar av telefonsamtal, chattar och WhatsApp-samtal.
Personuppgiftsansvariga
Personuppgiftsansvariga är de bostadsrättsföreningar som ägs av nedanstående bolag inom VAV-koncernen, var och en för sitt eget boenderegister, nedan kallade ”Personuppgiftsansvarig” eller ”VAV”.
VAV Yhtymä Oy (organisationsnummer 0640915-7) och dess nedan angivna dotterbolag,
Kontaktuppgifter för dataskyddsfrågor
e-post: tietosuoja@vav.fi
adress: VAV Yhtymä Oy, Dataskyddsfrågor, Veturikuja 7, 01300 Vantaa
De registrerade är kunder som kontaktar kundtjänsten samt kundtjänstmedarbetare som besvarar förfrågningarna.
Följande uppgifter sparas från samtalen:
Följande uppgifter sparas från chattkonversationer på webbplatsen:
Följande uppgifter sparas från WhatsApp-konversationer:
Den personuppgiftsansvarige behandlar de registrerades personuppgifter på följande sätt:
De som ansöker om bostad hos VAV, hyresgäster och andra boende (kunder) kan kontakta VAV:s kundtjänst på det sätt de själva väljer: via telefon, chatt eller WhatsApp. VAV sparar samtal, chattar och WhatsApp-konversationer med kundtjänsten för att kunna verifiera kontakter och de frågor som behandlats i dessa, i syfte att säkerställa kundernas och VAV:s rättigheter och rättsskydd. Dessutom används inspelningarna för att säkerställa kvaliteten på VAV:s kundtjänst, för vägledning och utbildning av medarbetare, för att förebygga och utreda missbruk, för underhåll och utveckling av kundtjänsten och dess system samt för statistikändamål.
Grunden för behandlingen av inspelningarna är VAV:s berättigade intresse, vilket för bostadssökande grundar sig på sökarförhållandet, för hyresgäster på hyresförhållandet och för boende på boendeförhållandet samt för VAV:s anställda på anställningsförhållandet (EU:s allmänna dataskyddsförordning, artikel 6, punkt 1 f).
Uppgifter om kunder som rör inspelningar samlas in från samtal via telefon, chatt och WhatsApp samt från registren över bostadssökande, hyresgäster och boende. Uppgifter om VAV:s eller dess underleverantörers anställda samlas in från VAV:s kundtjänstsystem.
VAV lämnar inte ut uppgifter från inspelningarna till externa parter utan den registrerades samtycke, såvida det inte är nödvändigt för att förebygga och utreda missbruk till polisen och andra utredningsmyndigheter, för att hantera rättsliga krav, t.ex. till juridiska ombud och domstolar, eller för att uppfylla VAV:s lagstadgade skyldigheter.
VAV anlitar underleverantörer för behandling av personuppgifter i enlighet med denna redogörelse. I sådana fall kan personuppgifter överföras till underleverantörer i den utsträckning som är nödvändig för att underleverantören ska kunna utföra sina tjänster. Underleverantörerna behandlar personuppgifter för VAV:s räkning och enligt VAV:s anvisningar. Underleverantörerna är bundna av avtal som ingåtts med VAV om behandling av personuppgifter, inklusive villkor avseende sekretess och informationssäkerhet. VAV anlitar följande underleverantörer för behandling av lagrade uppgifter:
Användning av AI-assistenten
En AI-baserad chattjänst (AI-assistenten ”Veikko”) används för att hantera serviceförfrågningar i det kundregister som registeransvarig förvaltar samt i OmaVAV-tjänstens kundtjänst. AI-assistenten behandlar begränsade personuppgifter som den registrerade matar in i chatten och som den hämtar från det kundregister som registeransvarig förvaltar: namn, adressuppgifter och uppgifter om byggnaden. Behandlingen av personuppgifterna grundar sig på den registrerades samtycke till att använda AI-assistenten.
I den artificiella intelligensagentens verksamhet används en extern tjänsteleverantörs AI-teknik (Azure OpenAI), som är hostad i en molntjänst belägen inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Behandlingen av personuppgifter sker i enlighet med gällande dataskyddsavtal och endast för de ändamål som beskrivs i denna informationsblad.
Den AI-assistent som finns på den registeransvariges webbplats behandlar endast de personuppgifter som den registrerade lämnar i samtalet. Behandlingen grundar sig på den registrerades samtycke till att använda AI-assistenten. AI-assistenten har endast tillgång till de ovan nämnda uppgifterna i den registeransvariges kundregister.
VAV och dess underleverantörer kan behandla personuppgifter inom EU/EES och i länder vars dataskyddsnivå har godkänts av Europeiska kommissionen.
Om personuppgifter undantagsvis behandlas i andra länder, säkerställer VAV en tillräcklig nivå av dataskydd genom att ingå avtal om överföringen enligt standardavtalsvillkor som godkänts av Europeiska kommissionen.
Endast de personer som behöver uppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter har rätt att använda uppgifterna. Endast utsedda personer som underhåller kundtjänstens informationssystem och dess uppgifter samt kundtjänstmedarbetare som hanterar kundärenden och deras chefer har tillgång till de lagrade uppgifterna. Varje kundtjänstmedarbetare har tillgång till de lagrade uppgifterna för de ärenden som hen hanterar, och chefen har tillgång till de lagrade uppgifterna för alla ärenden som hanteras av hens underordnade.
De lagrade uppgifterna skyddas med personliga användarnamn och lösenord. Åtkomst- och behandlingsrätt till uppgifterna beviljas utifrån arbetsuppgifterna. Personal och underleverantörer som hanterar uppgifterna har åtagit sig att följa sekretess- och datasäkerhetskrav. Skyddet av elektroniskt lagrade uppgifter baseras på behörighetshantering, tekniskt skydd av databaser och servrar, övervakning av deras användning genom insamling av loggdata, fysiskt skydd av lokaler, åtkomstkontroll, brandväggar och annat skydd av datakommunikation samt säkerhetskopiering av uppgifter.
Personalen får regelbundet introduktion och utbildning i hantering av personuppgifter genom återkommande utbildningar i dataskydd och informationssäkerhet.
Inspelningarna sparas i 1 månad, varefter de raderas automatiskt. Inspelningarna kan lagras under en längre tid om det är nödvändigt av särskilda skäl, till exempel för att framställa och behandla rättsliga krav eller på grund av misstankar om brott och därmed sammanhängande myndighetsutredningar.
Kunden har rätt att granska de personuppgifter som rör honom eller henne i registret.
Den registrerade har rätt att kräva rättelse eller radering av felaktiga, föråldrade, onödiga eller olagliga uppgifter.
Den registrerade har också rätt att när som helst återkalla sitt tidigare samtycke till behandling av sina personuppgifter. Återkallandet av samtycket påverkar inte lagligheten av den behandling som skett före återkallandet.
Om den registrerade har lämnat sina personuppgifter till den registeransvarige och behandlingen grundar sig på samtycke eller avtal, har den registrerade rätt att erhålla dessa uppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format samt rätt att överföra uppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig i enlighet med gällande lagstiftning.
När grunden för behandlingen av personuppgifter är ett berättigat intresse har den registrerade rätt att invända mot behandlingen av sina uppgifter på grund av sin särskilda personliga situation. Den registrerade måste i samband med sin begäran specificera den särskilda situation som ligger till grund för invändningen.
Den registrerade kan i de situationer som anges i lagen kräva att behandlingen av sina personuppgifter begränsas, till exempel genom att behandlingen helt eller delvis avbryts, om den registrerade anser att det råder oklarhet om uppgifternas riktighet eller om behandlingen av dem.
En begäran om insyn i eller begränsning av uppgifterna kan göras via formuläret för begäran om upplysningar som finns på VAV:s webbplats. En begäran om rättelse av uppgifter kan göras OmaVAV-tjänsten eller via formuläret för begäran om upplysningar på webbplatsen.
Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål om behandlingen av personuppgifter till dataskyddsombudet.