1. Kontaktuppgifter till den registeransvarige i frågor som rör dataskydd

Registeransvariga

Personuppgiftsansvariga är hyresvärdarna för de nedan nämnda bolagen inom VAV-koncernen, var och en för sina egna hyresgäster, nedan kallade ”VAV” eller ”Personuppgiftsansvarig”.

VAV Yhtymä Oy (organisationsnummer 0640915-7) och dess nedan angivna dotterbolag

• VAV Asunnot Oy
• VAV Palvelukodit
• VAV Hoiva-asunnot Oy

Kontaktuppgifter för dataskyddsfrågor

e-post: tietosuoja@vav.fi

adress: VAV Yhtymä Oy, Dataskyddsfrågor, Veturikuja 7, 01300 Vantaa

2. Registrerade personer och registerets innehåll

Registret innehåller följande uppgifter om nyckelpersoner, beslutsfattare och andra eventuella kontaktpersoner hos parterna i den registeransvariges byggprojekt:

• namn, arbetsgivare och kontaktuppgifter (postadress, e-post, telefonnummer) för nyckelpersoner, beslutsfattare och andra eventuella kontaktpersoner hos entreprenörer och projektörer.
• de uppgifter som krävs enligt lagen om uppdragsgivarens ansvar, såsom uppgifter om tillämpligt kollektivavtal, intyg om att pensionsförsäkringar har tecknats för arbetstagarna och att pensionsavgifter har betalats samt intyg om fastställandet av arbetstagarnas socialförsäkring.  De uppgifter som krävs enligt lagen om uppdragsgivaransvar kontrolleras alltid innan entreprenadavtalet undertecknas och vid behov även under entreprenadens gång. Rapporten bifogas som bilaga till entreprenadavtalet endast om den har lämnats in som en del av anbudet.

3. Syfte och grund för behandling av personuppgifter

Behandlingen av personuppgifter grundar sig på lag eller den registeransvariges berättigade intresse. Personuppgifterna används för att fullgöra skyldigheter och utöva rättigheter som följer av lag samt av entreprenadavtal och andra avtal, såsom:

• hantering av uppgifter om arbetsplatser och entreprenörer på den registeransvariges egna arbetsplatser samt fullgörande av skyldigheter
• för att uppfylla den registeransvariges lagstadgade skyldigheter, såsom de skyldigheter som följer av lagen om beställaransvar
• identifiering av personer på byggarbetsplatsen utförd av huvudentreprenören
• för kontakt i samband med specifika byggprojekt
• för att hantera rättigheter och skyldigheter som rör andra intressenter på arbetsplatserna, t.ex. kontakter med boende på arbetsplatserna på grundval av genomförandet av avtal om renoveringsarbeten.
• testning och utveckling av tjänster och system utifrån den registeransvariges berättigade intresse.

4. Regelbundna informationskällor

Uppgifterna i registret samlas regelbundet in från parterna i byggprojektet själva samt uppgifter om boende från den registeransvariges boenderegister. Personuppgifter kan även samlas in och uppdateras från offentliga och privata register, t.ex. från Suomen Asiakastieto Oy och Vastuu Group Oy.

5. Regelbunden utlämning av uppgifter och överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Den registeransvarige kan lämna ut uppgifter till underleverantörer för att fullgöra skyldigheter som följer av avtal eller lagstiftning.

Underleverantörerna behandlar personuppgifter på den registeransvariges vägnar och för dennes räkning i enlighet med den registeransvariges anvisningar och endast i den utsträckning som är nödvändig för att underleverantören ska kunna fullgöra sina uppgifter. Underleverantörerna är bundna av avtal som ingåtts med den registeransvarige om behandling av personuppgifter, inklusive villkor avseende sekretess och informationssäkerhet.

Personuppgifter överförs inte utanför EU eller EES-området.

6. Principer för skydd av registret och lagringstid för uppgifter

Endast de personer som behöver uppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter har rätt att använda dem. Manuellt material förvaras i låsta utrymmen som motsvarar uppgifternas säkerhetsnivå. Personal och underleverantörer som hanterar uppgifterna har åtagit sig att iaktta sekretessplikt. Säkerheten för elektroniskt lagrad information bygger på behörighetshantering, tekniskt skydd av databaser och servrar, fysisk säkerhet i lokalerna, åtkomstkontroll, säkerhet för datakommunikation samt säkerhetskopiering av information.

Personuppgifter lagras så länge det är nödvändigt med hänsyn till syftet med användningen av personuppgifterna eller enligt lagstadgade skyldigheter. När det gäller intressenter vid arbetsplatserna, det vill säga boende, lagras uppgifterna så länge parternas ömsesidiga skyldigheter har fullgjorts, såvida inte lagen kräver en längre lagringstid.

Uppgifter som samlats in enligt lagen om beställaransvar ska bevaras av beställaren i minst två år efter det att arbetet som avtalet avser har avslutats.

7. Den registrerades rätt till insyn, rättelse och övriga rättigheter

Den registrerade har följande rättigheter enligt den allmänna dataskyddsförordningen:

• Den registrerade har rätt att granska de personuppgifter som finns registrerade om honom eller henne.
• Den registrerade har rätt att kräva rättelse eller radering av felaktiga, inaktuella, onödiga eller olagliga uppgifter.
• Den registrerade har också rätt att när som helst återkalla sitt samtycke till behandling av sina personuppgifter. Återkallandet av samtycket påverkar inte lagligheten av den behandling som skett före återkallandet.

Om den registrerade har lämnat sina personuppgifter till den registeransvarige och behandlingen grundar sig på samtycke eller avtal, har den registrerade rätt att få dessa uppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format samt rätt att överföra uppgifterna till en annan registeransvarig i enlighet med gällande lagstiftning.

När behandlingen av personuppgifter grundar sig på ett berättigat intresse har den registrerade rätt att invända mot behandlingen av sina uppgifter på grund av sin särskilda personliga situation. Den registrerade måste i samband med begäran specificera den särskilda situation som ligger till grund för invändningen.

Den registrerade kan i de situationer som anges i lagen kräva att behandlingen av sina personuppgifter begränsas, till exempel att den helt eller delvis avbryts, om den registrerade anser att det råder oklarhet om uppgifternas riktighet eller om behandlingen av dem.

En begäran om insyn eller begränsning av uppgifterna kan göras via formuläret för informationsbegäran på VAV:s webbplats. En begäran om rättelse av uppgifterna kan göras OmaVAV-tjänsten eller via formuläret för begäran om uppgifter på webbplatsen.

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål om behandlingen av personuppgifter till dataskyddsombudet.