1. Kontaktuppgifter till den registeransvarige i dataskyddsfrågor

Registeransvariga

Personuppgiftsansvariga är hyresvärdarna för bostäderna hos de nedan nämnda bolagen inom VAV-koncernen, var och en för sina egna hyresgäster, nedan kallade ”VAV” eller ”Personuppgiftsansvarig”.

VAV Yhtymä Oy (organisationsnummer 0640915-7) och dess nedan angivna dotterbolag

• VAV Asunnot Oy
• VAV Palvelukodit
• VAV Hoiva-asunnot Oy

Kontaktuppgifter för dataskyddsfrågor

e-post: tietosuoja@vav.fi

adress: VAV Yhtymä Oy, Dataskyddsfrågor, Veturikuja 7, 01300 Vantaa

2. Registrerade personer och registerets innehåll

Den registeransvarige hyr ut hyresbostäder som har byggts både med privat finansiering och med statligt stöd. Hyresgästerna till de hyresbostäder som har byggts med statligt stöd väljs ut på sociala grunder.

Registret innehåller följande uppgifter om den registeransvariges hyresgäster och personer som bor tillsammans med dem (registrerade):

2.1 Grunduppgifter:

• hyresgästens och dennes medboende makes eller makas namn, personnummer, kontaktuppgifter (e-postadress, telefonnummer), språk för kundtjänst, önskat sätt att bli kontaktad;
• uppgifter för verifiering, identifiering och individualisering av identiteten, t.ex. uppgifter från resehandlingar vid avsaknad av personnummer, uppgifter om uppehållstillstånd
• uppgifter om hyresgästens förmyndarskap eller intressebevakning
• uppgifter om bostadsansökan och hyresavtalet
• namn, personnummer och giltiga kontaktuppgifter för övriga personer som ska bo i bostaden samt den boendes relation till huvudhyresgästen,
• uppgifter om uppsägning eller upphörande av hyresförhållandet,
• namn och födelsedatum för minderåriga barn som bor tillsammans med hyresgästen. Personnummer samlas in när det gäller en hyresbostad som byggts med statligt stöd
• uppgifter om överlämnande och återlämnande av nycklar samt inflyttning

2.2 Uppgifter om hyresförhållandet, till exempel:

• uppgifter om fakturering, betalning och inkasso samt uppgifter om betalningsbeteende och skuldreglering
• anmälningar och iakttagelser rörande störande beteende från hyresgästen och de som bor i samma bostad eller rörande skötseln av bostaden, samt påpekanden och varningar som utfärdats angående dessa
• reklamationer, synpunkter, brev, e-postmeddelanden, telefonsamtal, chatt- och WhatsApp-meddelanden samt annan kontakt med kundtjänsten
• svar på kundnöjdhetsundersökningar.

2.3 Uppgifter om bostaden och dess skick, till exempel:

• fotografier och annan information rörande tillståndskontrollen av lägenheten
• felanmälningar gällande lägenheten
• utförda reparationer i lägenheten
• förbrukningsuppgifter för respektive lägenhet

2.4 Uppgifter som samlats in inom ramen för bostadsrådgivningen, till exempel:

• uppgifter på allmän nivå som den registrerade har lämnat och som rör hälso-, missbruks-, ekonomiska eller andra problem som påverkar hyresgästens förmåga att fullgöra sina skyldigheter
• uppgifter som samlats in för att utreda och hantera störningsanmälningar och iakttagelser

2.5 Uppgifter om användningen av elektroniska tjänster, till exempel:

• användarnamn, lösenord eller andra eventuella identifieringsuppgifter för tjänster och informationssystem, användarrättigheter; användningshistorik som lagras i samband med användningen
• namn och e-postadress för den som har användarrättigheterna
• uppgifter om surfning och användning av webbtjänster som samlas in med hjälp av cookies m.m.; den sida från vilken användaren har gått vidare till den registeransvariges webbplats, lässtatistik för nyhetsbrev; enhetsmodell, unikt enhets-ID, webbläsarversion, IP-adress, sessions-ID, sessionens tid och varaktighet samt skärmupplösning och operativsystem.

3. Rättsliga grunder och syften för behandlingen av personuppgifter

Den registeransvarige behandlar de registrerades personuppgifter på följande sätt:

Syftet med behandlingen	Rättslig grund för behandlingen	Personuppgifter som behandlas
Behandling av hyresavtalsförslag, besiktning och överlämnande av bostaden, Fakturering av hyror, betalningspåminnelser, inkasso, förvaltning av hyresdepositionen Övervakning och skötsel av bostadens skick, reparationer och ombyggnader Åtgärder i samband med uppsägning, hävning och upphörande av hyresavtal samt flytt	Genomförande av åtgärder som föregår hyresavtalet på begäran av den registrerade, Genomförande av det hyresavtal som ingåtts med den registrerade, artikel 6.1 b i TSA	Grundläggande uppgifter Uppgifter om hyresförhållandet Uppgifter om lägenheten och dess skick
Hantering av hyresförhållandet, till exempel: Kommunikation rörande hyresförhållandet, bland annat om underhållsåtgärder och andra förändringar, samt nöjdhetsundersökningar. Kontakt med den registeransvariges kundtjänst	Den registeransvariges berättigade intresse på grundval av hyresförhållandet, artikel 6.1 f i dataskyddsförordningen (GDPR). När det gäller kommunikation via WhatsApp: den registrerades samtycke	Grundläggande uppgifterUppgifter om hyresförhållandetUppgifter om lägenheten och dess skick
Bostadsrådgivning	Den registeransvariges berättigade intresse på grundval av hyresförhållandet, artikel 6.1 f i dataskyddsförordningen (GDPR). Behandling av uppgifter som tillhör särskilda kategorier av personuppgifter med den registrerades samtycke.	GrunduppgifterUppgifter om hyresförhållandetUppgifter om lägenheten och dess skickUppgifter som samlats in inom ramen för bostadsrådgivningen
Förebyggande och utredning av bedrägerier och missbruk	Den registeransvariges berättigade intresse på grundval av hyresförhållandet, artikel 6.1 f) i TSA.	All information
Statistisk analys och utveckling av verksamheten och tjänsterna	Den registeransvariges berättigade intresse att, på grundval av hyresförhållandet, bedriva och utveckla sin verksamhet, TSA artikel 6.1 f) Användarens samtycke avseende uppgifter som samlas in med hjälp av andra än nödvändiga cookies	Uppgifter om användningen av elektroniska tjänster Utan personidentifierande uppgifter (i pseudonymiserad form): grundläggande uppgifter, uppgifter om hyresförhållandet, uppgifter om lägenheten och dess skick
Identifiering av användare av elektroniska tjänsterSäkerställande av tjänsternas funktionalitet och tillgänglighet samt utredning av störningarBevisning av korrektheten i tjänsternas databehandlingSäkerhetshantering av tjänsterna	Lagstadgad skyldighet avseende säkerheten vid behandling av personuppgifter, artikel 32 i TSA	Den registrerades grundläggande uppgifterUppgifter om användningen av elektroniska tjänster
Vetenskaplig eller historisk forskning eller statistik	Den personuppgiftsansvariges berättigade intresse på grundval av hyresförhållandet, artikel 6.1 f i TSA samt 4 och 6 §§ i dataskyddslagen.	Alla uppgifter

4. Varifrån uppgifterna samlas in

Den registeransvarige samlar in uppgifter främst från den registrerade själv eller från en person som den registrerade har bemyndigat, via bostadsansökningsformuläret, hyresavtalet, den registrerades egna uppgifter och händelser som inträffat under hyresförhållandet samt uppgifter som hyresgästen lämnat i andra personliga eller elektroniska kundtjänstsituationer. Dessutom samlas uppgifter om användningen av den registeransvariges elektroniska tjänster in automatiskt med hjälp av cookies.

Uppgifter om hyresgästerna samlas även in och uppdateras från Digital- och befolkningsdataverket, uppgifter om bostadsbidrag från Socialförsäkringsverket samt kreditupplysningar från Suomen Asiakastieto Oy:s kreditupplysningsregister.  Dessutom tar registeransvarig emot anmälningar om störande beteende från andra boende.

5. Till vem uppgifterna lämnas ut eller överförs

Den registeransvarige lämnar inte ut uppgifter till externa parter utan den registrerades samtycke, såvida det inte är nödvändigt för att förebygga och utreda missbruk till polisen och andra utredningsmyndigheter, för att hantera rättsliga krav, t.ex. till juridiska ombud och domstolar, eller för att uppfylla den registeransvariges lagstadgade skyldighet.

Under hyresförhållandet lämnar vi ut uppgifter om våra hyresgästers betalningsförsummelser till Suomen Asiakastieto Oy för att följa upp de uppgifter som ändras under hyresgästernas hyresperiod. Om bostadens ägare byts ut kan den registeransvarige överlämna de uppgifter som är nödvändiga för att sköta hyresförhållandet till bostadens nya ägare.

Den registeransvarige anlitar underleverantörer för behandling av personuppgifter i enlighet med denna redogörelse. I sådana fall kan personuppgifter överföras till underleverantörer i den utsträckning som är nödvändig för att underleverantören ska kunna utföra sina tjänster. Underleverantörerna behandlar personuppgifterna för registeransvariges räkning och enligt dennes anvisningar. Underleverantörerna är bundna av avtal om behandling av personuppgifter som ingåtts med den registeransvarige, inklusive villkor avseende sekretess och datasäkerhet. Den registeransvarige anlitar följande viktigaste underleverantörer för behandling av invånaruppgifter:

• Certego Oy: Nyckelhantering och utlämnande
• SOL Kiinteistöpalvelut: underhållsuppgifter
• Avy AB: teknisk drift av webbplatsen Oma-VAV för boende samt underhåll av boenderegistret (Tampuuri-tjänsten), bostadstjänster som tillhandahålls av en AI-assistent; kundsupport dygnet runt, hantering av felanmälningar och automatisk hantering av serviceförfrågningar, den AI-stödda chattjänsten ”Veikko” på registeransvariges webbplats
• Visma Sirius Oy: support- och underhållstjänster för Tampuuri-tjänsten
• Call Waves Solutions Finland Oy: kundtjänstuppgifter
• WhatsApp Ireland Limited: WhatsApp-kommunikationssystem för kundtjänst
• Betalningstjänstleverantörer, inkassoföretag, Kela
• Tekniska leverantörer av kundnöjdhetsundersökningar, kommunikation och marknadsföring

Tredje parter som på uppdrag av den registeransvarige övervakar internet- och mobiltjänster kan även samla in uppgifter med hjälp av cookies för eget bruk i enlighet med sina egna villkor. De ansvarar själva för sina egna cookies och för de uppgifter de samlar in för eget bruk. Mer information om den registeransvariges cookiepolicy.

Användning av AI-assistent 

En AI-baserad chattjänst (AI-assistenten ”Veikko”) används för att hantera serviceförfrågningar i det kundregister som registreringsansvarig förvaltar samt i kundtjänsten för OmaVAV-tjänsten.  AI-assistenten behandlar begränsade personuppgifter som den registrerade matar in i chatten och som den hämtar från det kundregister som registeransvarig förvaltar: namn, adressuppgifter och uppgifter om byggnaden. Behandlingen av personuppgifterna grundar sig på den registrerades samtycke till att använda AI-assistenten.  

I den artificiella intelligensassistentens verksamhet används en extern tjänsteleverantörs AI-teknik (Azure OpenAI), som hostas i en molntjänst belägen inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Behandlingen av personuppgifter sker i enlighet med gällande dataskyddsavtal och endast för de ändamål som beskrivs i denna informationsblad. 

Den AI-assistent som finns på den registeransvariges webbplats behandlar endast de personuppgifter som den registrerade lämnar i samtalet. Behandlingen baseras på den registrerades samtycke till att använda AI-assistenten. AI-assistenten har endast tillgång till de ovan nämnda uppgifterna i den registeransvariges kundregister.  

6. Överföring av uppgifter utanför EU/EES-området

VAV och dess underleverantörer kan behandla personuppgifter inom EU/EES och i länder vars dataskyddsnivå har godkänts av Europeiska kommissionen som tillräcklig.

Om personuppgifter undantagsvis behandlas i andra länder säkerställer VAV en tillräcklig skyddsnivå genom att ingå avtal om överföringen standardavtalsvillkor som godkänts av Europeiska kommissionen.

7. Den registeransvariges behandling av personuppgifter avseende användare av sociala medier

På den registeransvariges webbplats används funktioner för sociala medier (dvs. integrerade sociala medier-plugins), såsom Facebook-knappar, som leder till den registeransvariges sidor på sociala medier.

Sociala medietjänster delar användaruppgifter med den registeransvarige i enlighet med sina integritetspolicyer och de samtycken som användarna har gett, t.ex. kommentarer och länkar som användaren delar på sociala medier och som avser den registeransvariges webbplatser samt uppgifter som ingår i användarens offentliga profil. Den personuppgiftsansvarige behandlar personuppgifter som erhålls via sina sidor på sociala medier på grundval av berättigat intresse enbart för den personuppgiftsansvariges egna ändamål, såsom att informera om nya produkter, tjänster eller erbjudanden, genomförande av tävlingar och utlottningar, mottagande av feedback, köp av annonsutrymme på sociala medier, mätning av räckvidd för sidor eller annonser samt kundservice på community-sidorna. Den registeransvarige behandlar inte uppgifterna utanför sociala medier, och de uppgifter som delas där kopplas inte samman med den registeransvariges övriga uppgifter eller register utan användarens samtycke.

Gruppsidorna faller under det företag som tillhandahåller dem. De är huvudsakligen ansvariga för att efterleva dataskyddslagstiftningen samt för informationssäkerheten och genomförandet av den registrerades rättigheter i tjänsten. Den registeransvarige är gemensam registeransvarig med Facebook vad gäller uppgifter om användare av den registeransvariges community-sidor. Du kan ta del av sociala mediers integritetspolicyer och information om gemensamt registeransvar samt hantera deras integritetsinställningar för varje enskild tjänst:

Facebook och Instagram / Meta

8. Principer för skydd av registret och lagringstid för uppgifter

Endast de personer som behöver uppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter har rätt att använda uppgifterna.

Uppgifterna är skyddade med personliga användarnamn och lösenord. Rätt till åtkomst och behandling av uppgifterna beviljas utifrån arbetsuppgifterna. Personal och underleverantörer som hanterar uppgifterna har åtagit sig att iaktta sekretess- och datasäkerhetskrav. Skyddet av elektroniskt lagrade uppgifter baseras på behörighetshantering, tekniskt skydd av databaser och servrar, övervakning av deras användning genom insamling av loggdata, fysiskt skydd av lokaler, åtkomstkontroll, brandväggar och annat skydd av datakommunikation samt säkerhetskopiering av uppgifter.

Personalen får regelbundet introduktion och utbildning i hantering av personuppgifter genom regelbundet anordnade utbildningar i dataskydd och informationssäkerhet.

Personuppgifter lagras i 5 år efter hyresförhållandets upphörande, med följande undantag:

• Alla uppgifter kan lagras så länge som de behövs för att fullgöra rättigheter och skyldigheter som är kopplade till hyresförhållandet, t.ex. för att slutföra fakturering, inkasso och rättsliga åtgärder eller för att uppfylla en lagstadgad skyldighet.
• Uppgifter om användningen av elektroniska tjänster lagras i 2 år från och med att användarrättigheterna upphävs.
• På grundval av samtycke får uppgifterna behandlas så länge som den registrerades samtycke gäller.
• Användningsuppgifter om elektroniska tjänster som samlats in med hjälp av cookies raderas i enlighet med de tidsfrister som anges i samband med samtycket till cookies.
• Anmälningar om störande beteende hos en hyresgäst lagras så länge det är nödvändigt för att kunna utöva rätten att säga upp hyresavtalet för den aktuella bostaden, dock högst 3 år från den senaste varningen till hyresgästerna.
• Uppgifter som rör hyresbetalningar lagras i enlighet med bokföringslagen i regel i sex (6) år.
• Uppgifter om lägenheten och dess skick bevaras permanent för fastighetsunderhåll och skötsel, åtskilda från övriga personuppgifter (i pseudonymiserad form). Anonymiserade uppgifter (t.ex. aggregerade uppgifter) kan bevaras permanent.

9. Den registrerades rätt till insyn, rättelse och övriga rättigheter

Kunden har rätt att granska de personuppgifter som finns registrerade om honom eller henne.

Den registrerade har rätt att kräva rättelse eller radering av felaktiga, föråldrade, onödiga eller olagliga uppgifter.

Den registrerade har också rätt att när som helst återkalla sitt tidigare samtycke till behandling av sina personuppgifter. Återkallandet av samtycket påverkar inte lagligheten av den behandling som skett före återkallandet.

Om den registrerade har lämnat sina personuppgifter till den registeransvarige och behandlingen grundar sig på samtycke eller avtal, har den registrerade rätt att erhålla dessa uppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format samt rätt att överföra uppgifterna till en annan registeransvarig i enlighet med gällande lagstiftning.

När grunden för behandlingen av personuppgifter är ett berättigat intresse har den registrerade rätt att invända mot behandlingen av sina uppgifter på grund av sin särskilda personliga situation. Den registrerade måste i samband med sin begäran specificera den särskilda situation som ligger till grund för invändningen.

Den registrerade kan i de situationer som anges i lagen kräva att behandlingen av sina personuppgifter begränsas, till exempel att den helt eller delvis avbryts, om den registrerade anser att det råder oklarhet om uppgifternas riktighet eller om behandlingen av dem.

En begäran om insyn i eller begränsning av uppgifterna kan göras via formuläret för informationsbegäran på VAV:s webbplats. En begäran om rättelse av uppgifter kan göras OmaVAV-tjänsten eller via formuläret för begäran om upplysningar som finns på webbplatsen.

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål om behandlingen av personuppgifter till dataskyddsombudet.

29 september 2026