Avaimet asukastoimintaan

Suurin osa VAV:n kiinteistöistä kuuluu yhteishallintolain piiriin. VAV:lla noudatetaan lisäksi Asukashallintosääntöä. Lisätietoa asukastoiminnasta löytyy opaskirjasta Avaimet asukastoimintaan.

Asukastoiminnan on hyvä olla suunniteltua. Asukastoimikunnan kannattaa laatia toimintasuunnitelma, jotta kiinteistön isännöitsijä tietää missä mennään, toiminta jämäköityy, asukkaat sitoutuvat paremmin, saadaan lisää tehokkuutta toimintaan, tiedetään mitä tehdään, tiedetään mihin pyritään, tavoitteet ovat selvillä. Kirjallisena suunnitelma toteutuu paremmin, ja eurot ovat hallinnassa. Voit avata ja tulostaa asukastoimikunnan toimintasuunnitelman tästä käyttöösi.

Asukkaiden kokouksen järjestäminen

Asukkaiden kokouksessa on hyvä käsitellä monenlaisia asumiseen liittyviä asioita. Yhteishallintolain piiriin kuuluvissa vuokra- ja asumisoikeusasunnoissa on lain mukaan järjestettävä kokous vähintään kerran vuodessa, mutta parempi olisi järjestää ainakin kaksi kokousta, toisessa käsitellä seuraavan vuoden talousasiat (syksyllä)  ja toisessa suorittaa henkilövalinnat (kevättalvella). Voit avata ja tulostaa asukkaiden kokouksen pöytäkirjapohjan tästä käyttöösi.

Asukastoimikunnan kokous

Vuokranmääritysyksikön asukkaiden kokous voi valita kulloinkin enintään kahdeksi vuodeksi yhden tai useampia asukastoimikuntia. Asukastoimikunnan toimikauden pituudesta päätetään asukkaiden kokouksessa. Asukkaiden kokous päättää myös jäsenten lukumäärästä ja vaalitavasta. Asukastoimikunnan sijaan asukkaiden kokous voi valita kiinteistölle luottamushenkilön.

Asukastoimikunta tai sen jäsen voidaan erottaa kesken toimikauden asukkaiden kokouksen päätöksellä, jota on kannattanut vähintään puolet äänioikeutetuista.

Asukastoimikunta valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja sihteerin sekä muut vuokranmääritysyksikön vastuuhenkilöt. Asukastoimikunta päättää itse koollekutsumistavasta ja pöytäkirjan laadinnasta. Jos jokin päätös edellyttää VAV:n vastausta asiasta, tulee kiinteistön isännöitsijälle antaa tiedoksi kokouksen pöytäkirja tai ote siitä.

Yhtiön toimihenkilö (isännöitsijä) osallistuu asukastoimikunnan kokoukseen pyydettäessä. Tällöin kokouksen ajankohdasta on sovittava kyseisen toimihenkilön kanssa. Voit avata ja tulostaa asukastoimikunnan kokouksen pöytäkirjapohjan ja asukastoimikunnan järjestäytymiskokouksen pöytäkirjapohjan tästä käyttöösi.

Asukasaktiivien kokouspalkkiot

VAV:n asukastoiminta on lähtökohtaisesti vapaaehtoista ja perustuu asukkaiden aktiivisuuteen. Tietyistä kokoustehtävistä maksetaan kokouspalkkiot, joiden maksuperiaatteet on kerrottu alla.

Asukastoimikuntien puheenjohtajille ja luottamushenkilöille maksetaan kokouspalkkiot YTE-kokouksiin osallistumisesta. YTE-kokouksen puheenjohtajan palkkio yhdestä YTE-kokouksesta on 149,80 euroa.

Asukastoimikunnan puheenjohtajan ja luottamushenkilön palkkio yhdestä YTE-kokouksesta on 100 euroa.

Jos YTE-kokoukseen osallistuu asukastoimikunnan puheenjohtajan tai luottamushenkilön sijaan tämän varahenkilö, maksetaan 100 euron palkkio varahenkilölle. Jos YTE-kokoukseen osallistuu useampi henkilö samasta kiinteistöistä, maksetaan kokouspalkkio heistä vain yhdelle, eli asukastoimikunnan puheenjohtajalle tai luottamushenkilölle. Muille ei makseta palkkiota.

YTE-kokouspalkkio maksetaan, vain jos VAV:n toimihenkilö on ollut mukana kokouksessa ja kokouspöytäkirja sekä osanottajaluettelo on toimitettu isännöitsijälle.

Asukastoimikuntien kokouksista, asukkaiden kokouksista ja asukasaktiivien koulutuksista ei makseta palkkiota.

YTE-alueiden puheenjohtajille maksetaan YTE-puheenjohtajiston kokouksista vuosipalkkio. Puheenjohtajiston puheenjohtajan vuosipalkkio on 1 800 euroa ja muiden jäsenten vuosipalkkio 1 200 euroa. Jos varapuheenjohtaja osallistuu kokoukseen puheenjohtajan sijaan, maksetaan tälle yhdestä kokouksesta 100 euroa, mikä vähennetään varsinaisen puheenjohtajan vuosipalkkiosta.

Asukasaktiivien kokouspalkkiot maksetaan kaksi kertaa vuodessa, 31.5. ja 30.11. Jotta kokouspalkkio voidaan maksaa 31.5., tulee kokouspöytäkirjojen ja palkkioon maksuun tarvittavien henkilötietojen olla VAV:lla viimeistään 1.5. Vastaavasti näiden dokumenttien tulee olla VAV:lla viimeistään 1.11., jos palkkio halutaan maksettavaksi 30.11. Jos dokumentit eivät ole VAV:lla eräpäivään mennessä, siirtyy maksu seuraavaan maksatuspäivään 6 kuukauden päähän.

Kokouspalkkion maksuun tarvitaan saajan henkilötunnus, osoite, pankkitilitieto ja verokortti.  Jos verokortti jää toimittamatta, ennakonpidätys on verottajan vaatimuksesta 60 %. Henkilö- ja pankkitiedot sekä tiedot kokouksista voi ilmoittaa tällä lomakkeella.

Tietosuoja asukastoiminnassa

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (General Data Protection Act, GDPR) mukaisesti yritysten ei tule kerätä henkilötietoja eikä luovuttaa niitä ulkopuolisille ilman pätevää syytä. VAV:n toiminnassa tietosuoja-asetus koskee muun muassa asunnonhakijoilta ja asukkailta kerättäviä henkilötietoja sekä asukasaktiivien tietoja.

VAV kerää asukastoimikuntien sekä luottamushenkilöiden yhteystiedot asukkaiden kokouksissa, ja heidän nimensä sekä asuntojensa numerot julkaistaan kiinteistön ilmoitustaululla. Asukastoimikuntien puheenjohtajien ja luottamushenkilöiden nimet julkaistaan OmaVAV-palvelussa, minkä lisäksi suojelujohtajan ja mahdollisen väestönsuojan hoitajan nimet julkaistaan OmaVAV-palvelusta löytyvässä pelastussuunnitelmassa. Nimet julkaistaan, jotta asukkaat tietävät, kenen puoleen kääntyä tarvittaessa. Halutessaan asukastoimikuntien puheenjohtajat ja luottamushenkilöt voivat myös antaa luvan luovuttaa yhteystietonsa oman YTE-alueensa puheenjohtajalle, jotta puheenjohtaja voi olla tarvittaessa heihin yhteydessä.

YTE-kokouksissa kerätään niissä valittujen puheenjohtajien sekä varapuheenjohtajien yhteystiedot. Varsinaisten puheenjohtajien nimet, osoitteet, puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet julkaistaan VAV:n kotisivuilla, jotta asukasaktiivit voivat halutessaan olla heihin yhteydessä. Varapuheenjohtajien puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet voidaan myös julkaista heidän niin tahtoessaan.

Asukastoimikuntien, luottamushenkilöiden ja YTE-puheenjohtajien suostumus heidän tietojensa julkaisemiseen edellä kuvatulla tavalla pyydetään asukas- ja YTE-kokouksissa. Suostumuksen voi halutessaan myös perua, jolloin VAV poistaa henkilötiedot niistä paikoista, joissa ne oli julkaistu.

Asukkaiden kokouksissa ja YTE-kokouksissa kerätään osallistujalista, johon kirjataan osallistujien nimet ja yhteystiedot. Listojen perusteella voidaan tarvittaessa tarkistaa, ovatko osallistujat kokous- ja äänestyskelpoisia. Tietosuojan turvaamiseksi VAV ei toimita asukastoimikunnille tai luottamushenkilöille listoja talon asukkaista, vaan mahdollisen tarkistuksen tekee talon isännöitsijä. Kokousten pöytäkirjat julkaistaan OmaVAV-palvelun Asukastoiminnan tiedotteet -osoissa ilman osallistujalistoja kiinteistön isännöitsijän toimesta.

Asukastoimikunta tai luottamushenkilö voi halutessaan saada VAV:lta listan varatuista autopaikoista sekä saunavuoroista. Listoissa kerrotaan kunkin autopaikan ja saunavuoron osalta, onko se varattu tai vapaa. Tietosuojan turvaamiseksi listoissa ei kerrota varaajien nimiä eikä muita henkilötietoja.

VAV suosittelee, etteivät asukasaktiivit kerää itse muiden asukkaiden henkilötietoja, kuten nimilistoja. Jos tällaisten tietojen keräämiselle on kuitenkin olemassa asukastoimintaan liittyvä syy, on asiallista kysyä lupa niiltä ihmisiltä, joiden tietoja kerätään. VAV toimii ainoastaan omassa rekisterissään olevien tietojen perusteella, joten epävirallisesti kerättyjä henkilötietoja ei pidä toimittaa VAV:lle.