1. Kontaktuppgifter till den registeransvarige i frågor som rör dataskydd

Registeransvariga

VAV Yhtymä Oy (organisationsnummer 0640915-7) och dess nedan nämnda dotterbolag, nedan kallade ”registeransvarig”

VAV Asunnot Oy

Kontaktuppgifter i frågor som rör dataskydd

Kontakt med den registeransvariges dataskyddsombud samt i alla frågor som rör dataskydd kan skickas till följande kontaktuppgifter:

e-post: tietosuoja@vav.fi

adress: VAV Yhtymä Oy, Dataskyddsfrågor, Veturikuja 7, 01300 Vantaa

2. Registrerade personer och registerets innehåll

Registret innehåller följande personuppgifter om den registeransvariges arbetssökande (”den registrerade”):

• grundläggande uppgifter om den registrerade, såsom namn, födelsedatum och personnummer, om det för arbetsuppgiften är nödvändigt att inhämta den registrerades kreditupplysning för att bedöma den registrerades pålitlighet;
• den registrerades kontaktuppgifter, såsom e-postadress, telefonnummer och adressuppgifter;
• uppgifter som den registrerade lämnat till den registeransvarige i samband med sin jobbsökning och som är viktiga för bedömningen av lämpligheten samt andra uppgifter om sig själv, om sin bakgrund m.m., såsom foton, videor, uppgifter om studier och annan utbildning, yrke, uppgifter om arbetslivserfarenhet (såsom arbetsgivare, anställningens startdatum och varaktighet samt arbetsuppgifternas karaktär), språkkunskaper, körkort, annan särskild kompetens, beskrivning av personliga egenskaper, olika intyg och omdömen samt hänvisningar till uppgifter som finns på internet eller i andra källor samt referenser;
• uppgifter om hur den registrerades rekryteringsprocess fortskrider, såsom information om en kommande uppföljningsintervju eller om att rekryteringsprocessen har avbrutits;
• utlåtanden från person- och lämplighetstester samt utlåtanden från företagshälsovården om den sökandes arbetsförmåga för den tjänst som denne söker;
• personliga kreditupplysningar, i de situationer som tillåts enligt lagen om dataskydd i arbetslivet, om en arbetssökande som har valts ut för att sköta arbetsuppgifter som kräver särskild pålitlighet
• i vissa situationer uppgifter om drogtester samt uppgifter som anges i det intyg om drogtest som den sökande har lämnat in, avseende en sökande som har valts ut för att utföra arbetsuppgifter som kräver noggrannhet, pålitlighet, självständigt omdöme eller god reaktionsförmåga.
• eventuella övriga uppgifter som den registrerade har samtyckt till att lämna eller som den registrerade själv frivilligt har lämnat i samband med ansökningsprocessen.

3. Rättsliga grunder och syften för behandlingen av personuppgifter

Syftet med behandlingen av personuppgifter är att den registeransvarige ska kunna utvärdera och jämföra sökande samt vidta andra åtgärder i samband med rekrytering, hantera rekryteringsprocessen, stödja personalresursplaneringen samt hantera uppgifter som rör ansökningsprocessen för att möjliggöra nödvändiga kontakter och beslutsfattande vid tillsättning av tjänster.

De rättsliga grunderna för behandlingen av personuppgifter är:

1. den registeransvariges berättigade intresse, baserat på förhållandet mellan den sökande och arbetsgivaren, att behandla de personuppgifter som den registrerade har angett i sin ansökan eller som hänvisas till däri;
2. den registeransvariges berättigade intresse av att på eget initiativ söka efter och rekrytera lämpliga medarbetare samt behandla de uppgifter som är nödvändiga för att ta kontakt, vilka de registrerade själva kan ha gjort allmänt tillgängliga för arbetsgivare på yrkesinriktade internettjänster, t.ex. LinkedIn och andra liknande källor i enlighet med deras användarvillkor;
3. den registeransvariges och den registrerades lagstadgade rättigheter och skyldigheter, t.ex. bedömning av den registrerades tillförlitlighet i enlighet med lagen om dataskydd i arbetslivet på grundval av kreditupplysningar samt uppfyllande av jämställdhetskraven;
4. den för tjänsten utvalda arbetssökandes samtycke till behandling av uppgifter som ska anges i intyget om drogtest
5. den registrerades samtycke till annan insamling och behandling av personuppgifter samt till person- och lämplighetstester

4. Varifrån uppgifterna samlas in

Uppgifterna i registret samlas regelbundet in från den registrerade själv, samt inom de gränser som föreskrivs i lag och vid behov med den registrerades samtycke från registeransvariges rekryteringskonsulter, företag som tillhandahåller person- och lämplighetsbedömningstjänster, myndigheter, kreditupplysningsföretag, företagshälsovården, leverantörer av kontaktuppgiftsinformation, professionella internettjänster såsom LinkedIn, rekommendanter som den registrerade har angett samt andra liknande tillförlitliga källor.

5. Till vem uppgifterna lämnas ut eller överförs

Uppgifterna lämnas inte ut till externa parter utan den registrerades samtycke, förutom om det är nödvändigt för att uppfylla den registeransvariges lagstadgade skyldigheter, i samband med rättsliga förfaranden, på begäran av myndigheter eller som en del av affärsarrangemang.

Den registeransvarige har rätt att anlita underleverantörer för behandling av personuppgifter i enlighet med denna redogörelse. I sådana fall får personuppgifter överföras till underleverantörer i den utsträckning som är nödvändig för att underleverantören ska kunna utföra sina tjänster. Den registeransvarige kan anlita underleverantörer för följande uppgifter:

• HR-, rekryterings- och lämplighetsbedömningstjänster
• IKT: IT-infrastruktur, informationssäkerhet och användarhantering, elektroniska meddelandetjänster

Underleverantörerna behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning och enligt dennes anvisningar. Underleverantörerna är bundna av avtal som ingåtts med den personuppgiftsansvarige om behandling av personuppgifter, inklusive villkor avseende sekretess och informationssäkerhet.

VAV och dess underleverantörer behandlar personuppgifter inom EU/EES och i länder vars dataskyddsnivå har godkänts av Europeiska kommissionen. Om personuppgifter undantagsvis behandlas i andra länder säkerställer VAV en tillräcklig nivå av dataskydd genom att avtala om överföringen med de standardavtalsklausuler som godkänts av Europeiska kommissionen

6. Principer för skydd av registret och lagringstid för uppgifter

Endast chefer som utför rekryteringsrelaterade uppgifter, personaladministratörer samt anställda hos registeransvariges underleverantörer som i sin tjänst har rätt att behandla uppgifterna i detta register har behörighet att använda systemet som innehåller personuppgifter.

Manuellt material förvaras i låsta utrymmen som motsvarar uppgifternas säkerhetsnivå. Personal och underleverantörer som hanterar uppgifterna har åtagit sig att iaktta sekretess. Säkerheten för elektroniskt lagrade uppgifter bygger på hantering av användarrättigheter, tekniskt skydd av databaser och servrar, fysisk säkerhet i lokalerna, åtkomstkontroll, skydd av datakommunikation samt säkerhetskopiering av uppgifter. Åtkomsten till registrets elektroniska uppgifter för personer som hanterar uppgifterna skyddas med personliga användarnamn och lösenord. Rätten till åtkomst och behandling av uppgifterna beviljas utifrån arbetsuppgifterna.

Intyg om drogtest, person- och lämplighetsbedömningar samt utlåtanden från företagshälsovården förvaras åtskilda från övriga uppgifter.

Uppgifter om utvalda arbetssökande bevaras som en del av anställningsuppgifterna. Övriga arbetssökandes personuppgifter bevaras efter rekryteringsbeslutet så länge som det är nödvändigt för att fullgöra de rättigheter och skyldigheter som är förknippade med rekryteringen, dock minst två år från anställningsbeslutet (preskriptionstiden för diskrimineringsklagomål enligt jämställdhetslagen).

Uppgifterna kan även lagras för andra eventuella rekryteringsbehov hos den registeransvarige i enlighet med den registrerades samtycke.

7. Den registrerades rätt till insyn, rättelse och övriga rättigheter

Som arbetssökande har du rätt att få veta för vilka ändamål och på vilket sätt vi behandlar dina personuppgifter. Med denna beskrivning av våra dataskyddsrutiner strävar vi efter att ge en heltäckande bild av behandlingen av personuppgifter i vårt rekryteringsförfarande. Om någon del av behandlingen av personuppgifterna ändå förblir oklar kan du ställa ytterligare frågor om behandlingen till dataskyddsombudet, vars kontaktuppgifter finns på den första sidan i denna redogörelse.

Den registrerade har rätt att granska de uppgifter som lagrats i personregistret och kräva rättelse eller radering av felaktiga, föråldrade, onödiga eller olagliga uppgifter.

Den registrerade har också rätt att när som helst återkalla sitt tidigare samtycke till behandling av sina personuppgifter. Återkallandet av samtycket påverkar inte lagligheten av den behandling som skett före återkallandet.

Om den registrerade har lämnat sina personuppgifter till den personuppgiftsansvarige och behandlingen grundar sig på samtycke eller avtal, har den registrerade rätt att erhålla dessa uppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format samt rätt att överföra uppgifterna till en annan registeransvarig i enlighet med gällande lagstiftning.

När grunden för behandlingen av personuppgifter är ett berättigat intresse har den registrerade rätt att invända mot behandlingen av sina uppgifter på grund av en särskild situation som rör den registrerade personligen. Den registrerade måste i samband med sin begäran specificera den särskilda situation som ligger till grund för invändningen.

Den registrerade kan i de situationer som anges i lagen kräva att behandlingen av sina personuppgifter begränsas, till exempel att den helt eller delvis avbryts, om den registrerade anser att det råder oklarhet om uppgifternas riktighet eller om behandlingen av dem.

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål om behandlingen av personuppgifter till dataskyddsombudet.