1. Rekisterinpitäjän yhteystiedot tietosuoja-asioissa

Rekisterinpitäjät

Rekisterinpitäjiä ovat alla mainittujen VAV-Yhtymän omistamat tytäryhtiöt kukin oman asukasrekisterinsä osalta, jäljempänä ”Rekisterinpitäjä” tai “VAV”.  

VAV Yhtymä Oy (y-tunnus 0640915-7) ja sen alla mainitut tytäryhtiöt:

• VAV Asunnot Oy
• VAV Palvelukodit Oy
• VAV Hoiva-asunnot Oy

Yhteystiedot tietosuoja-asioissa 

sähköposti: tietosuoja@vav.fi

osoite: VAV Yhtymä Oy, Tietosuoja-asiat, Veturikuja 7, 01300 Vantaa

2. Rekisteröidyt ja rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää Rekisterinpitäjän talon asukkaista (rekisteröidyt) seuraavia tietoja:

Rekisterinpitäjä vuokraa sekä yksityisellä rahoituksella että valtion tuella rakennettuja ARA-rahoitteisia vuokra-asuntoja (ARA-asunnot).

2.1 Perustiedot:

• nimi ja huoneistonumero, syntymäaika, yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero), palvelukieli, toivottu yhteydenottotapa;
• vuokralaisena olevan asukkaan henkilötunnus, vuokranmääritysyksikköä koskevat tiedot
• muiden asumaan tulevien nimi, henkilötunnus, ajantasaiset yhteystiedot ja suhde päävuokralaiseen
• rekisteröidyn henkilöllisyyden todentamis-, tunnistamis- ja yksilöintitiedot

2.2 Palveluja koskevat tiedot:

• asumispalveluja koskevien sopimusten tiedot, laskutusosoite ja henkilötunnus
• laskutusta, maksamista ja perintää koskevat tiedot ja luottotiedot
• avainten luovutusta ja palautusta koskevat tiedot
• oven avaus -, autopaikka-, sauna-, pesutupa- ja muiden palveluiden käyttövuoroja, käyttöä koskevat tiedot

2.3 Asukastoimintaa koskevat tiedot

• asukkaiden kokouksen osallistujien nimi, huoneisto
• valittujen luottamushenkilöiden nimet, yhteystiedot ja tilinumero sekä tiedot osallistumisesta kokouksiin

3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet ja tarkoitukset

Rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröityjen henkilötietoja seuraavasti:

Käsittelyn tarkoitus	Käsittelyn oikeusperuste	Käsiteltävät henkilötiedot
Asukassuhteen hoitaminenAsumispalvelujen järjestäminen	Rekisterinpitäjän oikeutettu etu asukassuhteen perusteella, TSA 6 artiklan 1 f) kohta.	Asukkaan perustiedotPalveluja koskevat tiedot
Asukasviestintä, esim. huoltotoimenpiteistä ja muutoksista sekä asukastapahtumista tiedottaminen, asukastyytyväisyyskyselyt	Rekisterinpitäjän oikeutettu etu asukassuhteen perusteella, TSA 6 artiklan 1 f) kohta.	Asukkaan perustiedotPalveluja koskevat tiedot
Petosten ja väärinkäytösten estäminen ja selvittäminen	Rekisterinpitäjän oikeutettu etu asukassuhteen perusteella, TSA 6 artiklan 1 f) kohta.	Kaikki asukasta koskevat tiedot
Häiritsevään elämään puuttuminen	Rekisterinpitäjän oikeutettu etu asuinhuoneiston vuokrauksesta annetun lain 61 ja 62 §:n perusteella	Asukkaan häiritsevää elämää koskevat ilmoitukset
Asunnon vikailmoitusten käsittely, korjaus- ja huoltotehtävät	Rekisterinpitäjän oikeutettu etu asukassuhteen perusteella, TSA 6 artiklan 1 f) kohta.	Asukkaan perustiedot
Asukasdemokratia esimerkiksi asukaskokouksen osallistujien äänioikeuden ja vaalikelpoisuuden tarkastaminen, siihen liittyvän toiminnan hoitaminen, esim. valittujen luottamushenkilöiden palkkioiden maksaminen	Käsittelyn perusteena on asukasdemokratian osalta yhteishallinnosta vuokrataloissa annetussa laissa säädettyjen velvoitteiden noudattaminen siihen liittyvän toiminnan osalta perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu edistää yhteishallintoa ja asukasdemokratiaa	Asukastoimintaa koskevat tiedot
Pelastustoiminta	Rekisterinpitäjän oikeutettu etu huolehtia asukkaiden turvallisuudestaKunnan rakennusjärjestys	Huoneiston numero ja asukkaiden sukunimet porraskäytävän nimitaulussa.
Toiminnan ja palvelujen tilastollinen analysointi ja kehittäminen	Rekisterinpitäjän oikeutettu etu asukassuhteen perusteella, TSA 6 artiklan 1 f) kohta.	Kaikki asukkaan tiedot
Tieteellinen tai historiallinen tutkimus ja tilastointi	Rekisterinpitäjän oikeutettu etu asukassuhteen perusteella, TSA 6 artiklan 1 f) kohta ja tietosuojalain 4 §	Kaikki asukkaan tiedot

4. Mistä tietoja kerätään

Rekisterinpitäjä kerää asukkaiden tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään tai hänen valtuuttamaltaan henkilöltä asuntohakemuslomakkeesta, vuokrasopimuksesta ja asumispalvelusopimuksista, asukkaan oman ilmoituksen ja asukassuhteen aikaisten tapahtumien perusteella sekä asukkaan muissa asiakaspalvelutilanteissa antamista tiedoista.

Asukasluettelon tietoja kerätään ja päivitetään myös Digi- ja väestötietovirastolta sekä luottotietoja Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä. Lisäksi rekisterinpitäjä vastaanottaa asukkaan häiritsevää elämää koskevia ilmoituksia muilta asukkailta.

5. Kenelle tietoja luovutetaan tai siirretään

Asukaskokouksissa valittujen asukastoimikuntien puheenjohtajien ja jäsenten sekä luottamushenkilöiden nimet ja asuntojen numerot toimitetaan VAV:n isännöitsijälle ja julkaistaan talon ilmoitustaululla. Asukastoimikunnan puheenjohtajan ja luottamushenkilön nimi, kohde, sähköpostiosoite ja puhelinnumero luovutetaan myös aluetoimikunnan puheenjohtajalle yhteydenpitoa varten. 

Asukkaiden kokoukseen osallistuva isännöitsijä voi tarkistaa asukasluettelosta ja ilmoittaa kokouksen puheenjohtajalle asukkaan äänioikeus- ja vaalikelpoisuustiedot.

Rekisterinpitäjä ei muuten luovuta tietoja ulkopuolisille tahoille ilman rekisteröidyn suostumusta, ellei se ole tarpeen väärinkäytösten ehkäisyä ja selvittämistä varten poliisille ja muille tutkintaviranomaisille, oikeudellisten vaatimusten käsittelyä varten esim. oikeudellisille avustajille ja tuomioistuimille tai Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvollisuuden täyttämiseksi.

Rekisterinpitäjä käyttää alihankkijoita tämän selosteen mukaisessa henkilötietojen käsittelyssä. Tällöin henkilötietoja voidaan siirtää alihankkijoille siinä määrin, kuin se on tarpeen alihankkijan palvelujen toteuttamiseksi. Alihankkijat käsittelevät henkilötietoja Rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun sen ohjeiden mukaisesti. Alihankkijoita sitovat Rekisterinpitäjän kanssa tehdyt sopimukset henkilötietojen käsittelystä mukaan lukien salassapitoa ja tietoturvaa koskevat ehdot. Rekisterinpitäjä käyttää seuraavia alihankkijoita asukastietojen käsittelyssä:

• Certego Oy: Avainhalllinta ja luovutukset
• SOL Kiinteistöpalvelut: huoltotehtävät
• Avy AB: asumisen aikaisen asukkaiden sivuston Oma-VAV-palvelun tekninen tuottaminen ja asukasrekisterin ylläpito (Tampuuri-palvelu), tekoälyavustajan tuottamat asumisen palvelut; 24/7 asiakastuki, vikailmoitusten käsittely ja palvelupyyntöjen automaattinen käsittely, tekoälyavusteinen keskustelupalvelu “Veikko” Rekisterinpitäjän verkkosivuilla 
• Visma Sirius Oy: Tampuuri-palvelun tuki- ja ylläpitopalvelu 
• Call Waves Solutions Finland Oy: asiakaspalvelutehtävät  
• WhatsApp Ireland Limited: asiakaspalvelun WhatsApp-viestintäjärjestelmä 
• maksupalvelun tarjoajat, perintäyhtiöt, Kela 
• tyytyväisyyskyselyjen, viestinnän, ja markkinoinnin tekniset toteuttajat 
• Rekisterinpitäjän puolesta internet- ja mobiilipalvelujen seurantaa suorittavat kolmannet osapuolet voivat kerätä evästeillä tietoja myös omaan käyttöönsä omien ehtojensa mukaisesti. Ne vastaavat itse omista evästeistään ja niillä omaan käyttöönsä keräämistään tiedoista.

Teköälyavustajan käyttö 

Rekisterinpitäjän ylläpitämän asiakasrekisterin ja OmaVAV-palvelun asiakaspalvelun palvelupyyntöihin käytetään tekoälypohjaista keskustelupalvelua (tekoälyavustaja ”Veikko”).  Tekoälyavustaja käsittelee rekisteröidyn chattiin syöttämiä ja rekisterinpitäjän ylläpitämästä asiakasrekisteristä saamiaan rajoitettuja henkilötietoja. nimen, osoitetiedon ja rakennusta koskevan tiedon. Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen käyttää tekoälyavustajaa.  

Tekoälyagentin toiminnassa käytetään ulkopuolisen palveluntarjoajan tekoälyteknologiaa (Azure OpenAI), jota isännöidään Euroopan talousalueella sijaitsevassa pilvipalvelussa. Henkilötietojen käsittely tapahtuu voimassa olevien tietosuojasopimusten mukaisesti ja ainoastaan tässä selosteessa kuvattuihin tarkoituksiin. 

Rekisterinpitäjän verkkosivuilla toimiva tekoälyavustaja käsittelee vain rekisteröidyn keskusteluun antamia henkilötietoja. Käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen käyttää tekoälyavustajaa. Tekoälyavustajalla on pääsy vain edellä mainittuihin Rekisterinpitäjän asiakasrekisterin tietoihin.  

VAV ja sen alihankkijat voivat käsitellä henkilötietoja EU-/ETA-alueella ja maissa, joiden tietosuojan tason riittävyyden Euroopan komissio on hyväksynyt.

Jos henkilötietoja käsitellään poikkeuksellisesti muissa maissa, VAV varmistaa tietosuojan riittävän tason sopimalla siirrosta Euroopan komission hyväksymillä vakiosopimusehdoilla.

6. Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Tietojen käyttöön ovat oikeutettuja vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseen.

Tiedot on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella. Tietoja käsittelevä henkilöstö ja alihankkijat ovat sitoutuneet salassapito- ja tietoturvavelvoitteisiin. Sähköisesti säilytettävien tietojen suojaus perustuu käyttöoikeushallintaan, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, niiden käytön valvontaan lokitietoja keräämällä, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, palomuureihin ja muuhun tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin.

Henkilöstöä perehdytetään ja koulutetaan henkilötietojen käsittelyyn säännöllisesti järjestettävissä tietosuoja- ja tietoturvakoulutuksissa.

Henkilötietoja säilytetään asukassuhteen ajan ja 1 vuoden ajan sen päätyttyä tai niin kauan, kuin ne ovat tarpeen asukassuhteeseen liittyvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi, esim. laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden loppuun saattamiseksi tai lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Asukkaan häiriökäyttäytymistä koskevia ilmoituksia säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen kyseisen asunnon vuokrasuhteen purkamisoikeuden käyttämisen kannalta kuitenkin enintään 3 vuoden ajan sen asukkaita koskevasta viimeisestä varoituksesta.

7. Tietojen tarkastus-, oikaisu- ja muut rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset rekisteröidyn oikeudet:

Asiakkaalla on oikeus tarkistaa itseään koskevat rekisterissä olevat henkilötiedot lähettämällä tarkastuspyynnön sähköpostilla tai kirjallisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen, vanhentuneen, tarpeettoman tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista.

Rekisteröidyllä on myös oikeus milloin tahansa peruuttaa henkilötietojensa käsittelyyn aiemmin antamansa suostumus. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Jos rekisteröity on toimittanut henkilötietojaan rekisterinpitäjälle ja käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, hänellä on oikeus saada nämä tiedot itselleen jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.