Vuokra-asukkaita koskeva tietosuojaseloste

VAV-konsernin vuokra-asuntojen vuokralaisia koskeva tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjän yhteystiedot tietosuoja-asioissa

Rekisterinpitäjät

Rekisterinpitäjiä ovat alla mainittujen VAV-yhtymän yhtiöiden asuntojen vuokranantajat kukin omien vuokralaistensa osalta, jäljempänä ”VAV” tai ”Rekisterinpitäjä”.

VAV Yhtymä Oy (y-tunnus 0640915-7) ja sen alla mainitut tytäryhtiöt

• VAV Asunnot Oy
• VAV Palvelukodit
• VAV Hoiva-asunnot Oy

Yhteystiedot tietosuoja-asioissa

Vav.fi/tietosuoja

sähköposti: tietosuoja@vav.fi

osoite: VAV Yhtymä Oy, Tietosuoja-asiat, Veturikuja 7, 01300 Vantaa

2. Rekisteröidyt ja rekisterin tietosisältö

VAV vuokraa sekä yksityisellä rahoituksella että valtion tuella rakennettuja ARA-rahoitteisia vuokra-asuntoja (ARA-asunnot).

Rekisteri sisältää Rekisterinpitäjän vuokralaisista ja hänen kanssaan asuvista henkilöistä (rekisteröidyt) seuraavia tietoja:

2.1 Perustiedot:

• vuokralaisen ja hänen kanssaan asuvan puolisonsa nimi, henkilötunnus, yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero), palvelukieli, toivottu yhteydenottotapa;
• henkilöllisyyden todentamis-, tunnistamis- ja yksilöintitiedot, esim. henkilötunnuksen puuttuessa matkustusasiakirjan tunnistetiedot, oleskeluluvan tiedot
• vuokralaisen holhous- tai edunvalvontatiedot
• asuntohakemuksen ja vuokrasopimuksen tiedot
• muiden asuntoon asumaan tulevien henkilöiden nimet ja henkilötunnukset
• vuokrasuhteen päättämistä tai lakkaamista koskevat tiedot,
• vuokralaisen kanssa asuvan alaikäisen lapsen nimi ja syntymäaika. Henkilötunnus kerätään, kun kyse on valtion tuella rakennetusta ARA-rahoitteisesta vuokra-asunnosta (ARA-asunnot).
• avainten luovutusta ja palautusta sekä muuttoa koskevat tiedot

2.2 Vuokrasuhdetta koskevat tiedot, esimerkiksi:

• laskutusta, maksamista ja perintää koskevat tiedot sekä maksukäyttäytymis- ja velkajärjestelytiedot
• vuokralaisen ja samassa asunnossa asuvien häiritsevää elämää tai huoneiston hoitoa koskevat ilmoitukset ja havainnot, niistä annetut huomautukset ja varoitukset
• reklamaatiot, palautteet, kirjeet, sähköpostit, puhelut, chat- ja WhatsApp ja muu yhteydenpito asiakaspalvelun kanssa
• asiakastyytyväisyyskyselyjen vastaukset.

2.3 Huoneistoa ja sen kuntoa koskevat tiedot, esimerkiksi:

• huoneiston kuntotarkastusta koskevat valokuvat ja muut tiedot
• huoneistoa koskevat vikailmoitukset
• huoneistoon tehdyt korjaustoimenpiteet
• huoneistokohtaiset kulutustiedot

2.4 Asumisneuvonnassa kerätyt tiedot, esimerkiksi:

• rekisteröidyn ilmoittamat vuokralaisen velvollisuuksien hoitamiseen vaikuttavat terveys-, päihde-, talous- tai muihin ongelmiin liittyvät tiedot yleisellä tasolla
• häiriöilmoitusten ja havaintojen selvittämistä ja hoitamista varten kerätyt tiedot

2.5 Sähköisten palvelujen käyttöä koskevat tiedot, esimerkiksi:

• palvelujen ja tietojärjestelmien käyttäjätunnus, salasana, tai muut mahdolliset tunnistetiedot, käyttöoikeudet; käytön yhteydessä tallentuvat käyttöhistoria
• käyttöoikeuden haltijan nimi ja sähköpostiosoite
• evästeiden tms. avulla kerättävät verkkopalvelujen selaus- ja käyttötiedot; sivu, jolta käyttäjä on siirtynyt Rekisterinpitäjän www-sivustolle, uutiskirjeiden lukutiedot; laitteen malli, yksilöllinen laitetunniste, selaimen versio, IP-osoite, istuntotunniste, istunnon aika ja kesto sekä näytön tarkkuus ja käyttöjärjestelmä.

3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet ja tarkoitukset

Rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröityjen henkilötietoja seuraavasti:

4. Mistä tietoja kerätään

Rekisterinpitäjä kerää tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään tai hänen valtuuttamaltaan henkilöltä asuntohakemuslomakkeesta, vuokrasopimuksesta, rekisteröidyn oman ilmoituksen ja vuokrasuhteen aikaisten tapahtumien perusteella sekä vuokralaisen muissa henkilökohtaisissa tai sähköisissä asiakaspalvelutilanteissa antamista tiedoista. Lisäksi rekisterinpitäjän sähköisten palvelujen käytön seurantatietoja kerätään automaattisesti evästeiden avulla.

Vuokralaisten tietoja kerätään ja päivitetään myös Digi- ja väestötietovirastolta, asumistukitietoja Kansaneläkelaitokselta sekä luottotietoja Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä.  Lisäksi rekisterinpitäjä vastaanottaa häiritsevää elämää koskevia ilmoituksia muilta asukkailta.

5. Kenelle tietoja luovutetaan tai siirretään

Rekisterinpitäjä ei luovuta tietoja ulkopuolisille tahoille ilman rekisteröidyn suostumusta, ellei se ole tarpeen väärinkäytösten ehkäisyä ja selvittämistä varten poliisille ja muille tutkintaviranomaisille, oikeudellisten vaatimusten käsittelyä varten esim. oikeudellisille avustajille ja tuomioistuimille tai Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvollisuuden täyttämiseksi.

Vuokrasuhteen aikana luovutamme vuokralaistemme maksuhäiriötietoja Suomen Asiakastieto Oy:lle vuokralaistemme vuokra-aikana muuttuvien tietojen seuraamiseksi. Mikäli asunnon omistaja vaihtuu, rekisterinpitäjä voi luovuttaa asunnon uudelle omistajalle vuokrasuhteen hoitamiseksi tarpeelliset tiedot.

Rekisterinpitäjä käyttää alihankkijoita tämän selosteen mukaisessa henkilötietojen käsittelyssä. Tällöin henkilötietoja voidaan siirtää alihankkijoille siinä määrin, kuin se on tarpeen alihankkijan palvelujen toteuttamiseksi. Alihankkijat käsittelevät henkilötietoja Rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun sen ohjeiden mukaisesti. Alihankkijoita sitovat Rekisterinpitäjän kanssa tehdyt sopimukset henkilötietojen käsittelystä mukaan lukien salassapitoa ja tietoturvaa koskevat ehdot. Rekisterinpitäjä käyttää seuraavia merkittävimpiä alihankkijoita asukastietojen käsittelyssä:

• Certego Oy: Avainhalllinta ja luovutukset
• SOL Kiinteistöpalvelut: huoltotehtävät
• Visma Real Estate Oy: OmaVAV-palvelun tekninen tuottaminen, tuki- ja ylläpito sekä muut ICT-tehtävät (Tampuuri-palvelu).
• Call Waves Solutions Finland Oy: asiakaspalvelutehtävät
• WhatsApp Ireland Limited: asiakaspalvelun WhatsApp-viestintäjärjestelmä
• maksupalvelun tarjoajat, perintäyhtiöt, Kela
• tyytyväisyyskyselyjen, viestinnän, ja markkinoinnin tekniset toteuttajat

Rekisterinpitäjän puolesta Internet- ja mobiilipalvelujen seurantaa suorittavat kolmannet osapuolet voivat kerätä evästeillä tietoja myös omaan käyttöönsä omien ehtojensa mukaisesti. Ne vastaavat itse omista evästeistään ja niillä omaan käyttöönsä keräämistään tiedoista, katso lisätietoja rekisterinpitäjän evästekäytännöistä.

6. Tietojen siirto EU-/ETA-alueen ulkopuolelle

VAV ja sen alihankkijat voivat käsitellä henkilötietoja EU-/ETA-alueella ja maissa, joiden tietosuojan tason riittävyyden Euroopan komissio on hyväksynyt.

Jos henkilötietoja käsitellään poikkeuksellisesti muissa maissa, VAV varmistaa tietosuojan riittävän tason sopimalla siirrosta Euroopan komission hyväksymillä vakiosopimusehdoilla.

7. Rekisterinpitäjän sosiaalisen median käyttäjiä koskeva henkilötietojen käsittely

Rekisterinpitäjän Internet-sivustolla on käytössä sosiaalisen median toimintoja (eli yhteisöliitännäisiä) kuten esim. Facebookin painikkeet, jotka vievät rekisterinpitäjän pitämille yhteisösivuille.

Sosiaalisen median palvelut jakavat rekisterinpitäjälle käyttäjien tietoja tietosuojaselosteidensa ja käyttäjien antamien suostumusten mukaisesti, esim. käyttäjän mediassa jakamista rekisterinpitäjän sivustoja koskevista kommenteista ja linkeistä sekä käyttäjän julkiseen profiiliin sisältyvät tiedot. Rekisterinpitäjä käsittelee yhteisösivustojensa kautta saatuja henkilötietoja oikeutetun edun perusteella ainoastaan rekisterinpitäjän omiin tarkoituksiin, kuten uusien tuotteiden, palveluiden tai tarjouksista kertomiseen, kilpailujen ja arvontojen toteuttamiseen, palautteen vastaanottamiseen, mainonnan ostamiseen sosiaalisen median palvelusta, sivujen tai mainosten tavoitettavuuden mittaamiseen tai yhteisösivuilla tapahtuvaan asiakaspalveluun. Rekisterinpitäjä ei käsittele tietoja sosiaalisen median ulkopuolella, eikä niiden jakamia tietoja yhdistetä rekisterinpitäjän muihin tietoihin tai rekistereihin ilman käyttäjän suostumusta.

Yhteisöliitännäiset ovat niitä tarjoavan yrityksen vastuulla. Ne ovat pääasiallisesti vastuussa tietosuojalainsäädännön noudattamisesta ja tietoturvallisuuden sekä rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisesta palvelussa. Rekisterinpitäjä on Facebookin kanssa yhteisrekisterinpitäjä rekisterinpitäjän yhteisösivujen käyttäjien tietojen osalta. Sosiaalisten medioiden tietosuojakäytäntöihin ja yhteisrekisterinpitäjyyttä koskeviin tietoihin voi perehtyä ja niiden tietosuoja-asetuksia voi hallinnoida palvelukohtaisesti:

Facebook ja Instagram / Meta:

X

8. Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Tietojen käyttöön ovat oikeutettuja vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseen.

Tiedot on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella. Tietoja käsittelevä henkilöstö ja alihankkijat ovat sitoutuneet salassapito- ja tietoturvavelvoitteisiin. Sähköisesti säilytettävien tietojen suojaus perustuu käyttöoikeushallintaan, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, niiden käytön valvontaan lokitietoja keräämällä, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, palomuureihin ja muuhun tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin.

Henkilöstöä perehdytetään ja koulutetaan henkilötietojen käsittelyyn säännöllisesti järjestettävissä tietosuoja- ja tietoturvakoulutuksissa.

Henkilötietoja säilytetään 5 vuotta vuokrasuhteen päättymisen jälkeen seuraavin poikkeuksin:

• Kaikkia tietoja voidaan säilyttää niin kauan, kuin ne ovat tarpeen vuokrasuhteeseen liittyvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi, esim. laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden loppuun saattamiseksi tai lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
• Sähköisten palvelujen käyttöä koskevat tiedot säilytetään 2 vuotta käyttöoikeuksien poistamisesta lukien.
• Suostumuksen perusteella tietoja voidaan käsitellä niin kauan, kuin rekisteröidyn antama suostumus on voimassa.
• Evästeillä kerätyt sähköisten palveluiden käyttötiedot poistetaan evästesuostumusten yhteydessä ilmoitettujen määräaikojen mukaisesti.
• Asukkaan häiriökäyttäytymistä koskevia ilmoituksia säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen kyseisen asunnon vuokrasuhteen purkamisoikeuden käyttämisen kannalta kuitenkin enintään 3 vuoden ajan sen asukkaita koskevasta viimeisestä varoituksesta.
• Vuokranmaksuun liittyviä tietoja säilytetään kirjanpitolain mukaan pääsääntöisesti kuusi (6) vuotta.
• Huoneistoa ja sen kuntoa koskevia tietoja säilytetään pysyvästi kiinteistön ylläpitoa ja huoltoa varten erillään muista henkilötiedoista (pseudonyymissä muodossa). Anonymisoituja tietoja (esim. summatason tiedot) voidaan säilyttää pysyvästi.

9. Tietojen tarkastus-, oikaisu- ja muut rekisteröidyn oikeudet

Asiakkaalla on oikeus tarkistaa itseään koskevat rekisterissä olevat henkilötiedot.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen, vanhentuneen, tarpeettoman tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista.

Rekisteröidyllä on myös oikeus milloin tahansa peruuttaa henkilötietojensa käsittelyyn aiemmin antamansa suostumus. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Jos rekisteröity on toimittanut henkilötietojaan rekisterinpitäjälle ja käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, hänellä on oikeus saada nämä tiedot itselleen jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

Kun henkilötietojen käsittelemisen perusteena on oikeutettu etu, rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella. Rekisteröidyn on pyynnön yhteydessä yksilöitävä vastustamisen perusteena oleva erityinen tilanne.

Rekisteröity voi laissa määritellyissä tilanteissa vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista, esimerkiksi keskeyttämistä kokonaan tai osittain silloin, kun rekisteröidyn mielestä on epäselvyyttä tietojen virheettömyydestä tai niiden käsittelystä.

Tietojen tarkastamista tai rajoittamista koskevan pyynnön voi tehdä VAV:n verkkosivuilla (www.vav.fi) olevan tietopyyntölomakkeen kautta. Tietojen oikaisua koskevan pyynnön voi tehdä OmaVAV-palvelun kautta (www.oma.vav.fi) tai verkkosivuilla olevan tietopyyntölomakkeen kautta.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.