05/2022

VAV Yhtymä Oy:n hallituksen kokous 5.4.2022.
Tiedotetaan kokouksen pöytäkirjasta seuraavat kohdat:

8  KIINTEISTÖNHOIDON UUDELLEENJÄRJESTELY / KESKITETTY ASIAKASPALVELU
Hankinnan tunniste:
377344
Julkaistu Hilmassa:
23.12.2021
Tarjousten vastaanottamisen määräaika:
1.2.2022
Saapuneita tarjouksia määräaikaan mennessä:
3 kpl

Liitteenä hankintailmoitus, tarjousten avauspöytäkirja, vertailutaulukko sekä Call Waves Solutions Finland Oy:n tarjous. (Liitteet 2a-2d)
VAV-konserni keskittää asiakaspalvelutehtäviään yhdelle asiakaspalveluun erikoistuneelle kumppanille. Asiakaspalvelutehtävät koostuvat
asiakaspalvelupuheluista ja erilaisissa kirjallisissa muodoissa tulevista palvelupyynnöistä (sähköposti, tekstiviestit/whatsapp -viestit, sähköiset lomakkeet, Tampuuri-toiminnanohjausjärjestelmä, chat-kanava). Tämä hankinta on osa laajempaa hankintakokonaisuutta, jossa kilpailutetaan yhteensä 4 kiinteistönhoidon palvelukokonaisuutta.

Hankintamenettelyn mukaisesti valitaan yksi toimittaja, jonka kanssa hankintasopimus tehdään. Hankintapäätöksen tekoperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa hinnan painoarvo on 80 % ja laadun 20 %. Laadulliset tekijät on pisteytetty ja ne vaikuttavat hankintapäätökseen. Lisäksi pisteitä annetaan referenssien mukaan, perustuen Tarjoajan asiakaspalvelun tuottamisen kokemuksen määrään isännöinnin ja kiinteistöhuollon alalla.

Selonottoneuvottelut järjestettiin eniten pisteitä saadun tarjouksen jättäneen toimittajan, Call Waves Solutions Finland Oy:n kanssa. Selonottoneuvotteluiden tarkoituksena on ollut varmistaa tarjoajien soveltuvuus ja jätettyjen tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus. Lisäksi kokonaistaloudellisesti toiseksi edullisimman tarjouksen jättänyt tarjoaja valitaan varatoimittajaksi. Mikäli sopimus valittavan Toimittajan kanssa päättyy puitejärjestelyn aikana, voi Tilaaja neuvotella uudesta sopimuksesta varasijalla olevan kanssa.

Hankinnan tavoiteaika aloittamiselle on 1.11.2022. Sopimukset ovat voimassa toistaiseksi. Hankintasopimus allekirjoitetaan ehdollisena edellyttäen, että
uudelleenkilpailutettava kiinteistönhuollon perustehtävien palvelusopimus saadaan seuraavasta kilpailutuksesta.

Päätös: Päätettiin valtuuttaa toimitusjohtaja allekirjoittamaan hankintasopimus keskitetyn asiakaspalvelun toteuttamiseksi VAV Yhtymä Oy:n, VAV Asunnot
Oy:n, VAV Palvelukodit Oy:n sekä VAV Hoiva-asunnot Oy:n ja Call Waves Solutions Finland Oy:n välillä.

9   KIINTEISTÖNHOIDON UUDELLEENJÄRJESTELY/ AVAINHALLINNAN JA LUKITUKSEN PALVELU
Hankinnan tunniste:
379004
Julkaistu Hilmassa:
2.1.2022
Tarjousten vastaanottamisen määräaika:
8.2.2022
Saapuneita tarjouksia määräaikaan mennessä:
4 kpl

Hankinnan kuvaus ja menettely sekä avauspöytäkirja, vertailutaulukko, palvelukuvaus ja Certego Oy:n tarjous ovat liitteenä. (Liitteet 3a-3d)
Hankintayksikön tavoitteena on hankkia yhteistyökumppani avainhallinnan sekä lukituksen palveluihin VAV Konsernin omistamiin asuinkiinteistöihin
Vantaalla. Tämä hankinta on osa laajempaa hankintakokonaisuutta, jossa kilpailutetaan yhteensä 4 kiinteistönhoidon palvelukokonaisuutta.

Hankintamenettelyn mukaisesti valitaan yksi toimittaja, jonka kanssa hankintasopimus tehdään. Hankintapäätöksen tekoperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa hinnan painoarvo on 80 % ja laadun 20 %. Tarjouspyynnössä on painotettu ja korostettu lukostojen ylläpidon, mekaanisten lukitusjärjestelmien sarjanvaihtokulujen ja elektronisissa sekä elektromekaanisissa järjestelmissä ohjelmointi- ja pääkäyttötöiden osuutta, sillä tilaaja pyrkii hankkimaan ne mahdollisimman kustannustehokkaasti asukkaiden etua ajatellen.

Selonottoneuvottelut järjestettiin eniten pisteitä saadun tarjouksen jättäneen
toimittajan, Certego Oy:n kanssa. Selonottoneuvotteluiden tarkoituksena on ollut varmistaa tarjoajien soveltuvuus ja jätettyjen tarjousten tarjouspyynnön
mukaisuus. Lisäksi hankinnassa kokonaistaloudellisesti toiseksi edullisimman tarjouksen jättänyt tarjoaja valitaan varatoimittajaksi. Mikäli sopimus valittavan
Toimittajan kanssa päättyy puitejärjestelyn aikana, voi Tilaaja neuvotella uudesta sopimuksesta varasijalla olevan kanssa.

Hankinnassa tavoitetaikataulu aloittamiselle on elokuu-marraskuussa 2022. Sopimukset ovat voimassa toistaiseksi.

Päätös: Päätettiin valtuuttaa toimitusjohtaja allekirjoittamaan hankintasopimus avainhallinnan ja lukituksen palvelun toteuttamiseksi VAV Yhtymä Oy:n, VAV
Asunnot Oy:n, VAV Palvelukodit Oy:n sekä VAV Hoiva-asunnot Oy:n ja Certego Oy:n välillä.

10   HISSIEN HUOLTOPALVELUT
Hankinnan tunniste:
387032
Julkaistu Hilmassa:
18.2.2022
Tarjousten vastaanottamisen määräaika:
23.3.2022
Saapuneita tarjouksia määräaikaan mennessä:
4 kpl

Liitteenä hankintailmoitus, tarjousten avauspöytäkirja, vertailutaulukko sekä Suomen Hissiurakointi Oy:n tarjous. (Liitteet 5a-5d)
Hissien huoltopalvelut kilpailutettiin käyttäen avointa menettelyä. Määräaikaan mennessä tarjouksensa antoi neljä toimittajaa. Hankintailmoituksessa
hankintasopimuksen arvoksi kaikkien VAV-konsernin yhtiöiden osalta on sopimuskaudelta on arvioitu 1 000 000 € alv 0%. Näin toimitusjohtajan omat
toimivaltuudet sopimuksen allekirjoittamiseen eivät riitä. Hankintapäätöksen tekoperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus.

Voittaneen tarjouksen antoi Suomen Hissiurakointi Oy hintaan 100319,07 euroa (alv 0 %). Vertailuhinta pitää sisällään kiinteät huoltohinnat ja arvioidun
määrän yhden vuoden varaosien hinnoittelun. Selonottoneuvottelut järjestettiin eniten pisteitä saadun tarjouksen jättäneen toimittajan. Selonottoneuvotteluiden tarkoituksena on ollut varmistaa tarjoajien soveltuvuus ja jätettyjen tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus.

Selonottoneuvottelut on pidetty Suomen Hissiurakointi Oy:n kanssa 25.3.2022, eikä niissä tullut ilmi mitään hankintapäätöksen tekemisen estettä.
Sopimus allekirjoitetaan toistaiseksi voimassa olevana.

Päätös: Päätettiin valtuuttaa toimitusjohtaja allekirjoittamaan hankintasopimus hissien huoltopalvelujen toteuttamiseksi VAV Yhtymä Oy:n, VAV Asunnot Oy:n, VAV Palvelukodit Oy:n sekä VAV Hoiva-asunnot Oy:n ja Suomen hissiurakointi Oy:n välillä.