Talon asukasrekisterin/talonkirjan tietosuojaseloste

VAV-konsernin talojen asukasrekisterin/talonkirjan tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjän yhteystiedot tietosuoja-asioissa

Rekisterinpitäjät

Rekisterinpitäjiä ovat alla mainittujen VAV-yhtymän yhtiöiden omistamat talot kukin oman asukasrekisterinsä osalta, jäljempänä ”Rekisterinpitäjä” tai “VAV”.

VAV Yhtymä Oy (y-tunnus 0640915-7) ja sen alla mainitut tytäryhtiöt:

• VAV Asunnot Oy
• VAV Palvelukodit Oy
• VAV Hoiva-asunnot Oy

Yhteystiedot tietosuoja-asioissa 

Tietosuoja

sähköposti: tietosuoja@vav.fi

osoite: VAV Yhtymä Oy, Tietosuoja-asiat, Veturikuja 7, 01300 Vantaa

2. Rekisteröidyt ja rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää Rekisterinpitäjän talon asukkaista (rekisteröidyt) seuraavia tietoja:

Rekisterinpitäjä vuokraa sekä yksityisellä rahoituksella että valtion tuella rakennettuja ARA-rahoitteisia vuokra-asuntoja (ARA-asunnot).

2.1 Perustiedot:

• nimi ja huoneistonumero, syntymäaika, yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero), palvelukieli, toivottu yhteydenottotapa;
• vuokralaisena olevan asukkaan henkilötunnus, vuokranmääritysyksikköä koskevat tiedot
• muiden asumaan tulevien nimi ja syntymäaika. (Henkilötunnus kerätään, kun kyse on valtion tuella rakennetusta ARA-rahoitteisesta vuokra-asunnosta (ARA-asunnot).
• rekisteröidyn henkilöllisyyden todentamis-, tunnistamis- ja yksilöintitiedot

2.2 Palveluja koskevat tiedot:

• asumispalveluja koskevien sopimusten tiedot, laskutusosoite ja henkilötunnus
• laskutusta, maksamista ja perintää koskevat tiedot ja luottotiedot
• avainten luovutusta ja palautusta koskevat tiedot
• oven avaus -, autopaikka-, sauna-, pesutupa- ja muiden palveluiden käyttövuoroja, käyttöä koskevat tiedot

2.3 Asukastoimintaa koskevat tiedot

• asukkaiden kokouksen osallistujien nimi, huoneisto
• valittujen luottamushenkilöiden nimet, yhteystiedot ja tilinumero sekä tiedot osallistumisesta kokouksiin

3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet ja tarkoitukset

Rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröityjen henkilötietoja seuraavasti:

4. Mistä tietoja kerätään

Rekisterinpitäjä kerää asukkaiden tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään tai hänen valtuuttamaltaan henkilöltä asuntohakemuslomakkeesta, vuokrasopimuksesta ja asumispalvelusopimuksista, asukkaan oman ilmoituksen ja asukassuhteen aikaisten tapahtumien perusteella sekä asukkaan muissa asiakaspalvelutilanteissa antamista tiedoista. Asukasluettelon tietoja kerätään ja päivitetään myös Digi- ja väestötietovirastolta sekä luottotietoja Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä. Lisäksi rekisterinpitäjä vastaanottaa asukkaan häiritsevää elämää koskevia ilmoituksia muilta asukkailta.

5. Kenelle tietoja luovutetaan tai siirretään

Asukaskokouksissa valittujen asukastoimikuntien puheenjohtajien ja jäsenten sekä luottamushenkilöiden nimet ja asuntojen numerot toimitetaan VAV:n isännöitsijälle ja julkaistaan talon ilmoitustaululla. Asukastoimikunnan puheenjohtajan ja luottamushenkilön nimi, kohde, sähköpostiosoite ja puhelinnumero luovutetaan myös aluetoimikunnan puheenjohtajalle yhteydenpitoa varten. 

Asukkaiden kokoukseen osallistuva isännöitsijä voi tarkistaa asukasluettelosta ja ilmoittaa kokouksen puheenjohtajalle asukkaan äänioikeus- ja vaalikelpoisuustiedot.

Rekisterinpitäjä ei muuten luovuta tietoja ulkopuolisille tahoille ilman rekisteröidyn suostumusta, ellei se ole tarpeen väärinkäytösten ehkäisyä ja selvittämistä varten poliisille ja muille tutkintaviranomaisille, oikeudellisten vaatimusten käsittelyä varten esim. oikeudellisille avustajille ja tuomioistuimille tai Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvollisuuden täyttämiseksi.

Rekisterinpitäjä käyttää alihankkijoita tämän selosteen mukaisessa henkilötietojen käsittelyssä. Tällöin henkilötietoja voidaan siirtää alihankkijoille siinä määrin, kuin se on tarpeen alihankkijan palvelujen toteuttamiseksi. Alihankkijat käsittelevät henkilötietoja Rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun sen ohjeiden mukaisesti. Alihankkijoita sitovat Rekisterinpitäjän kanssa tehdyt sopimukset henkilötietojen käsittelystä mukaan lukien salassapitoa ja tietoturvaa koskevat ehdot. Rekisterinpitäjä käyttää seuraavia alihankkijoita asukastietojen käsittelyssä:

• Certego Oy: Avainhalllinta ja luovutukset
• SOL Kiinteistöpalvelut: huoltotehtävät

VAV ja sen alihankkijat voivat käsitellä henkilötietoja EU-/ETA-alueella ja maissa, joiden tietosuojan tason riittävyyden Euroopan komissio on hyväksynyt.

Jos henkilötietoja käsitellään poikkeuksellisesti muissa maissa, VAV varmistaa tietosuojan riittävän tason sopimalla siirrosta Euroopan komission hyväksymillä vakiosopimusehdoilla.

6. Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Tietojen käyttöön ovat oikeutettuja vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseen.

Tiedot on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella. Tietoja käsittelevä henkilöstö ja alihankkijat ovat sitoutuneet salassapito- ja tietoturvavelvoitteisiin. Sähköisesti säilytettävien tietojen suojaus perustuu käyttöoikeushallintaan, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, niiden käytön valvontaan lokitietoja keräämällä, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, palomuureihin ja muuhun tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin.

Henkilöstöä perehdytetään ja koulutetaan henkilötietojen käsittelyyn säännöllisesti järjestettävissä tietosuoja- ja tietoturvakoulutuksissa.

Henkilötietoja säilytetään asukassuhteen ajan ja 1 vuoden ajan sen päätyttyä tai niin kauan, kuin ne ovat tarpeen asukassuhteeseen liittyvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi, esim. laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden loppuun saattamiseksi tai lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Asukkaan häiriökäyttäytymistä koskevia ilmoituksia säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen kyseisen asunnon vuokrasuhteen purkamisoikeuden käyttämisen kannalta kuitenkin enintään 3 vuoden ajan sen asukkaita koskevasta viimeisestä varoituksesta.

7. Tietojen tarkastus-, oikaisu- ja muut rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset rekisteröidyn oikeudet:

Asiakkaalla on oikeus tarkistaa itseään koskevat rekisterissä olevat henkilötiedot lähettämällä tarkastuspyynnön sähköpostilla tai kirjallisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen, vanhentuneen, tarpeettoman tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista.

Rekisteröidyllä on myös oikeus milloin tahansa peruuttaa henkilötietojensa käsittelyyn aiemmin antamansa suostumus. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Jos rekisteröity on toimittanut henkilötietojaan rekisterinpitäjälle ja käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, hänellä on oikeus saada nämä tiedot itselleen jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.