Vuokra-asunnon hakijoiden tietosuojaseloste

Seloste VAV-konsernin vuokra-asunnon hakijoiden tietosuojasta.

1. Rekisterinpitäjän yhteystiedot tietosuoja-asioissa

Rekisterinpitäjät

Rekisterinpitäjiä ovat alla mainittujen VAV-yhtymän yhtiöiden omistamat talot kukin oman asukasrekisterinsä osalta, jäljempänä ”Rekisterinpitäjä” tai “VAV”.

VAV Yhtymä Oy (y-tunnus 0640915-7) ja sen alla mainitut tytäryhtiöt:

• VAV Asunnot Oy
• VAV Palvelukodit Oy
• VAV Hoiva-asunnot Oy

Yhteystiedot tietosuoja-asioissa 

Tietosuoja

sähköposti: tietosuoja@vav.fi

osoite: VAV Yhtymä Oy, Tietosuoja-asiat, Veturikuja 7, 01300 Vantaa

2. Asuntojen haku ja sitä koskeva lainsäädäntö

Rekisterinpitäjä vuokraa sekä yksityisellä rahoituksella että valtion tuella rakennettuja ARA-rahoitteisia vuokra-asuntoja (ARA-asunnot). ARA-asuntojen asukkaat valitaan sosiaalisin perustein.

Rekisterinpitäjä ilmoittaa kaikki asunnot julkisesti haettaviksi verkkopalvelussaan osoitteessa https://vav.fi/asunnon-hakijalle/asunnon_hakeminen/ (jäljempänä ”Palvelu”).  Palvelussa hakijat voivat perehtyä tarjolla oleviin asuntoihin sekä täyttää, tallentaa, muokata, lähettää ja uudistaa asuntohakemuksia Rekisterinpitäjälle. Siihen liittyvää henkilötietojen käsittelyä koskevat seuraavat säädökset:

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 (TSA)
• Tietosuojalaki 5.12.2018/1050
• ARA-asuntojen hakua ja asukasvalintaa koskevat lisäksi seuraavat säädökset:
• Aravalaki 17.12.1993/1189
• Laki vuokra-asuntolainojen ja asumisoikeustalolainojen korkotuesta 29.6.2001/604
• Aravarajoituslaki 17.12.1993/1190
• Valtioneuvoston asetus asukkaiden valinnasta arava- ja korkotukivuokra-asuntoihin 20.3.2008/166
• Ympäristöministeriön asetus arava- ja korkotukivuokra-asuntojen julkisesta ja yleisestä hakumenettelystä 25.2.2003/182
• Ympäristöministeriön asetus arava- ja korkotukivuokra-asuntojen hakemuslomakkeesta ja sen liitteistä 19.10.2006/904
• Laki vuokratalojen rakentamislainojen lyhytaikaisesta korkotuesta 29.6.2016/574
• Valtioneuvoston asetus vuokratalojen rakentamislainojen lyhytaikaisesta korkotuesta 603/2016
• Hallintolaki 434/2003
• Kielilaki 423/2003
• Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettu laki 621/1999, julkisuuslaki
• Sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annettu laki 13/2003
• Digitaalisten palveluiden tarjoamisesta annettua lakia 306/2019, digipalvelulaki
• Julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annettua lakia 906/2019, tiedonhallintalaki.

3. Rekisteröidyt ja rekisterin tietosisältö

Rekisterinpitäjä käsittelee sen vuokraamista asunnoista kiinnostuneista, asuntojen hakijoista ja heidän kanssaan asuntoon muuttavista henkilöistä seuraavia tietoja:

3.1 Hakemustiedot, esimerkiksi:

• hakijan tallentama hakemus, liitteet ja niissä ilmoitetut hakijan tiedot, muun muassa nimi, henkilötunnus, ja yhteystiedot, haettavaa huoneistoa koskevat tiedot
• ARA-asuntojen osalta lisäksi: siviilisääty, kansalaisuus, oleskeluluvan tyyppi, äidinkieli, koulutusaste, muiden muuttajien nimet ja syntymäajat
• asunnontarvetta koskevat tiedot (esimerkiksi nykyistä asuntoa ja asumista koskevat tiedot, asunnottomuus, muuttovelvoite, raskaus)
• muiden muuttajien tulot ja varallisuus: kuukausitulot ennen veroja (€/kk), tulojen pääasiallinen peruste, työnantaja tai oppilaitos ja aloituspäivämäärä, varallisuuden arvo.

3.2 Yhteydenottoja koskevat tiedot, esimerkiksi:

• Asunnoista kiinnostuneen henkilön kirjeet, sähköpostit, puhelut, chat- ja WhatsApp- ja muu yhteydenpito asiakaspalvelun kanssa
• henkilön yhteystiedot
• asuntoa ja sen tarvetta koskevat tiedot.

3.3 Palvelun käyttöä koskevat tiedot, esimerkiksi:

• hakijan, eli käyttäjän tunnistamistiedot (muun muassa nimi, henkilötunnus, tunnistustapahtuman tiedot: tunnistamismenetelmä/asiakirja, tunnistaja)
• Palvelun käyttäjätunnus, salasana, tai muut mahdolliset tunnistetiedot, käyttöoikeudet; käytön yhteydessä tallentuvat käyttöhistoria
• käyttöoikeuden haltijan nimi ja sähköpostiosoite
• hakemuksen ja sen liitteiden tunnisteet ja metatiedot
• asiointia koskevat tapahtuma-, eli lokitiedot, esimerkiksi hakemuksen lähetys-/vastaanottoaika
• evästeiden tms. avulla kerättävät Palvelun selaus- ja käyttötiedot; sivu, jolta käyttäjä on siirtynyt Palveluun, laitteen malli, yksilöllinen laitetunniste, selaimen versio, IP-osoite, istuntotunniste, istunnon aika ja kesto sekä näytön tarkkuus ja käyttöjärjestelmä, käyttäjän kielivalinta ja muut Palvelun käytettävyyden parantamisessa käytettävät personointitiedot.

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet ja tarkoitukset

Rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröityjen henkilötietoja seuraavasti:

Rekisterinpitäjä tarkastaa hyväksymänsä asuntohakemuksen hakijan luottotiedot Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä vuokrasopimuksen tekemistä varten.  Luottotietoja ei tallenneta hakijarekisteriin. ARA-asuntojen osalta luottotiedoissa olevat maksuhäiriömerkinnät eivät sinänsä ole esteenä valinnalle, mutta Rekisterinpitäjälle maksamattomat vuokrat voivat edellyttää esimerkiksi tositteellista maksusuunnitelmaa, sosiaaliviranomaistenkanssaneuvoteltua jälleenvuokrasopimusta tai maksusitoumusta.

Rekisterin tietoja ei käsitellä automaattista päätöksentekoa tai profilointia varten.

5. Mistä tietoja kerätään

Rekisterinpitäjä kerää tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään tai hänen valtuuttamaltaan henkilöltä asuntohakemuksessa ja sen liitteissä, Rekisterinpitäjän pyytämissä lisäselvityksissä sekä muissa henkilökohtaisissa tai sähköisissä palvelutilanteissa antamista tiedoista.

Lisäksi Palvelun käytön seurantatietoja kerätään automaattisesti evästeiden avulla.

Rekisterinpitäjä tarkastaa hyväksymänsä asuntohakemuksen hakijan luottotiedot Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä sekä kaikkien hakemuksessa mukana olevien henkilöiden väestörekisteritiedot. Hakijoiden tunnistamistiedot kerätään tunnistamispalveluiden tuottajalta, kun hakija tunnistautuu Palveluun.

6. Kenelle tietoja luovutetaan tai siirretään

Rekisterinpitäjä luovuttaa Suomen Asiakastieto Oy:lle ja Digi- ja väestötietovirastolle valitun asunnonhakijan henkilötunnuksen luottotietojen ja väestörekisteritietojen tarkistamiseksi. Rekisterinpitäjä ei luovuta tietoja muuten ulkopuolisille tahoille ilman Rekisteröidyn suostumusta, ellei se ole tarpeen Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvollisuuden täyttämiseksi esimerkiksi asukasvalinnan valvontaa suorittaville kunnille sekä tietosuoja-, poliisi-, esitutkinta- ja syyttäjäviranomaiselle niiden vaatimia tietoja.

Rekisterinpitäjä käyttää alihankkijoita tämän selosteen mukaisessa henkilötietojen käsittelyssä. Tällöin henkilötietoja voidaan siirtää alihankkijoille siinä määrin, kuin se on tarpeen alihankkijan palvelujen toteuttamiseksi. Alihankkijat käsittelevät henkilötietoja Rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun sen ohjeiden mukaisesti. Alihankkijoita sitovat Rekisterinpitäjän kanssa tehdyt sopimukset henkilötietojen käsittelystä mukaan lukien salassapitoa ja tietoturvaa koskevat ehdot. Rekisterinpitäjä käyttää seuraavia alihankkijoita tallennetietojen käsittelyssä:

• Visma Real Estate Oy: Palvelun tekninen tuottaminen, tuki- ja ylläpito sekä muut ICT-tehtävät (Tampuuri-palvelu)
• Call Waves Solutions Finland Oy: asiakaspalvelutehtävät

Rekisterinpitäjän puolesta internet- ja mobiilipalvelujen seurantaa suorittavat kolmannet osapuolet voivat kerätä evästeillä tietoja myös omaan käyttöönsä omien ehtojensa mukaisesti. Ne vastaavat itse omista evästeistään ja niillä omaan käyttöönsä keräämistään tiedoista, katso lisätietoja.

7. Tietojen siirto EU-/ETA-alueen ulkopuolelle

VAV ja sen alihankkijat voivat käsitellä henkilötietoja EU-/ETA-alueella ja maissa, joiden tietosuojan tason riittävyyden Euroopan komissio on hyväksynyt.

Jos henkilötietoja käsitellään poikkeuksellisesti muissa maissa, VAV varmistaa tietosuojan riittävän tason sopimalla siirrosta Euroopan komission hyväksymillä vakiosopimusehdoilla.

8. Rekisterinpitäjän sosiaalisen median käyttäjiä koskeva henkilötietojen käsittely

Rekisterinpitäjän Internet-sivustolla on käytössä sosiaalisen median toimintoja (eli yhteisöliitännäisiä) kuten esim. Facebookin painikkeet, jotka vievät rekisterinpitäjän pitämille yhteisösivuille.

Sosiaalisen median palvelut jakavat rekisterinpitäjälle käyttäjien tietoja tietosuojaselosteidensa ja käyttäjien antamien suostumusten mukaisesti, esim. käyttäjän mediassa jakamista rekisterinpitäjän sivustoja koskevista kommenteista ja linkeistä sekä käyttäjän julkiseen profiiliin sisältyvät tiedot. Rekisterinpitäjä käsittelee yhteisösivustojensa kautta saatuja henkilötietoja oikeutetun edun perusteella ainoastaan rekisterinpitäjän omiin tarkoituksiin, kuten uusien tuotteiden, palveluiden tai tarjouksista kertomiseen, kilpailujen ja arvontojen toteuttamiseen, palautteen vastaanottamiseen, mainonnan ostamiseen sosiaalisen median palvelusta, sivujen tai mainosten tavoitettavuuden mittaamiseen tai yhteisösivuilla tapahtuvaan asiakaspalveluun. Rekisterinpitäjä ei käsittele tietoja sosiaalisen median ulkopuolella, eikä niiden jakamia tietoja yhdistetä rekisterinpitäjän muihin tietoihin tai rekistereihin ilman käyttäjän suostumusta.

Yhteisöliitännäiset ovat niitä tarjoavan yrityksen vastuulla. Ne ovat pääasiallisesti vastuussa tietosuojalainsäädännön noudattamisesta ja tietoturvallisuuden sekä rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisesta palvelussa. Rekisterinpitäjä on Facebookin kanssa yhteisrekisterinpitäjä rekisterinpitäjän yhteisösivujen käyttäjien tietojen osalta. Sosiaalisten medioiden tietosuojakäytäntöihin ja yhteisrekisterinpitäjyyttä koskeviin tietoihin voi perehtyä ja niiden tietosuoja-asetuksia voi hallinnoida palvelukohtaisesti.

Facebook ja Instagram / Meta

X

9. Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Tiedot on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella. Tietoja käsittelevä henkilöstö ja alihankkijat ovat sitoutuneet salassapito- ja tietoturvavelvoitteisiin. ARA-asuntojen asuntohakemusten tiedot ovat salassa pidettäviä julkisuuslain 24 §:n perusteella. Sähköisesti säilytettävien tietojen suojaus perustuu käyttöoikeushallintaan, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, niiden käytön valvontaan lokitietoja keräämällä, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, palomuureihin ja muuhun tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin.

Henkilöstöä perehdytetään ja koulutetaan henkilötietojen käsittelyyn säännöllisesti järjestettävissä tietosuoja- ja tietoturvakoulutuksissa.

Hakija pääsee katsomaan ja muokkaamaan lähettämänsä hakemuksen tietoja vain kirjautumalla vahvasti tunnistettuna esimerkiksi pankkitunnuksilla.

Rekisterinpitäjä säilyttää rekisterin tietoja hakemuksen 4 kk:n pituisen voimassaoloajan ja sen jälkeen niin pitkään, kuin hakija uusii hakemuksen sen voimassaoloaikana.

Asunnon saaneiden hakijoiden hakemukset liitteineen säilytetään 3 vuoden ajan hyväksymishetkestä lukien.

Hakemukset, jotka eivät ole johtaneet asunnon saantiin (koskee myös poisvedettyjä hakemuksia) säilytetään 3 vuotta hakemuksen lähettämisestä.

Jos hakemus ei johda vuokrasopimuksen solmimiseen, ja se kohdistuu vapaarahoitteisiin asuntoihin, henkilötiedot poistetaan kolmen (3) kuukauden kuluessa hakemuksen voimassaolon päätyttyä.

Rekisterinpitäjän Palvelun käyttöä koskevat tiedot säilytetään 2 vuotta käyttöoikeuksien poistamisesta lukien.

Suostumuksen perusteella tietoja voidaan käsitellä niin kauan, kuin rekisteröidyn antama suostumus on voimassa.

Evästeillä kerätyt sähköisten palveluiden käyttötiedot poistetaan evästesuostumusten yhteydessä ilmoitettujen määräaikojen mukaisesti.

Anonymisoituja tietoja (esimerkiksi summatason tiedot) voidaan säilyttää pysyvästi.

10. Tietojen tarkastus-, oikaisu- ja muut rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset rekisteröidyn oikeudet:

Asiakkaalla on oikeus tarkistaa itseään koskevat rekisterissä olevat henkilötiedot.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen, vanhentuneen, tarpeettoman tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista.

Rekisteröidyllä on myös oikeus milloin tahansa peruuttaa henkilötietojensa käsittelyyn aiemmin antamansa suostumus. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Jos rekisteröity on toimittanut henkilötietojaan rekisterinpitäjälle ja käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, hänellä on oikeus saada nämä tiedot itselleen jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

Kun henkilötietojen käsittelemisen perusteena on oikeutettu etu, rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella. Rekisteröidyn on pyynnön yhteydessä yksilöitävä vastustamisen perusteena oleva erityinen tilanne.

Rekisteröity voi laissa määritellyissä tilanteissa vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista, esimerkiksi keskeyttämistä kokonaan tai osittain silloin, kun rekisteröidyn mielestä on epäselvyyttä tietojen virheettömyydestä tai niiden käsittelystä.

Tietojen tarkastamista tai rajoittamista koskevan pyynnön voi tehdä VAV:n verkkosivuilla olevan tietopyyntölomakkeen kautta. Tietojen oikaisua koskevan pyynnön voi tehdä OmaVAV-palvelun kautta (www.oma.vav.fi) tai verkkosivuilla olevan tietopyyntölomakkeen kautta.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.