Tietosuojaseloste henkilötietojen käsittelystä rakennushankkeissa

Tietosuojaseloste henkilötietojen käsittelystä VAV-konsernin rakennushankkeissa

1. Rekisterinpitäjän yhteystiedot tietosuoja-asioissa

Rekisterinpitäjät

Rekisterinpitäjiä ovat alla mainittujen VAV-yhtymän yhtiöiden asuntojen vuokranantajat kukin omien vuokralaistensa osalta, jäljempänä ”VAV” tai ”Rekisterinpitäjä”.

VAV Yhtymä Oy (y-tunnus 0640915-7) ja sen alla mainitut tytäryhtiöt

• VAV Asunnot Oy
• VAV Palvelukodit
• VAV Hoiva-asunnot Oy

Yhteystiedot tietosuoja-asioissa

Vav.fi/tietosuoja

sähköposti: tietosuoja@vav.fi

osoite: VAV Yhtymä Oy, Tietosuoja-asiat, Veturikuja 7, 01300 Vantaa

2. Rekisteröidyt ja rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavia tietoja rekisterinpitäjän rakennushankkeen osapuolten avainhenkilöistä, päättäjistä ja muista mahdollisista yhteyshenkilöistä:

• urakoitsijoiden ja suunnittelijoiden avainhenkilöiden, päättäjien ja muiden mahdollisten yhteyshenkilöiden nimi, työnantaja ja yhteystiedot (postiosoite, sähköposti, puhelinnumero).
• tilaajavastuulain edellyttämät tiedot, kuten tieto sovellettavasta työehtosopimuksesta, todistukset työntekijöiden eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta sekä todistukset työntekijöiden sosiaaliturvan määräytymisestä.  Tilaajavastuulain edellyttämät tiedot tarkistetaan aina ennen urakkasopimuksen allekirjoittamista ja tarvittaessa urakan aikana. Raportti liitetään urakkasopimuksen liitteeksi vain, jos se on annettu osana tarjousta.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietojen käsittely perustuu lakiin tai rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Henkilötietoja käytetään lakisääteisten sekä urakka- ja muihin sopimuksiin perustuvien velvollisuuksien ja oikeuksien toteuttamiseksi, kuten:

• rekisterinpitäjän omien työmaiden työmaa- ja urakoitsijatietojen hallintaan ja velvoitteiden hoitamiseen
• rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen, kuten tilaajavastuulain edellyttämien velvoitteiden hoitamiseen
• päätoteuttajan toimesta tapahtuvaan henkilön tunnistamiseen työmaalla
• rakennushankekohtaisiin yhteydenottoihin
• työkohteiden muita sidosryhmiä koskevien oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen, esim. yhteydenpitoon työkohteiden asukkaiden kanssa korjaustöitä koskevan sopimuksen täytäntöönpanon perusteella.
• palvelujen sekä järjestelmien testaukseen ja kehitykseen rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella.

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot kerätään säännönmukaisesti rakennushankkeen osapuolilta itseltään sekä asukkaiden tietoja Rekisterinpitäjän asukastietorekisteristä. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös julkisista ja yksityisistä rekistereistä esim. Suomen Asiakastieto Oy:ltä ja Vastuu Group Oy:ltä.

5. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa tietoja aliurakoitsijoilleen sopimuksista johtuvien tai lain mukaisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Alihankkijat käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti ja vain siinä määrin, kuin se on tarpeen alihankkijan tehtävien hoitamiseksi. Alihankkijoita sitovat rekisterinpitäjän kanssa tehdyt sopimukset henkilötietojen käsittelystä mukaan lukien salassapitoa ja tietoturvaa koskevat ehdot.

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

6. Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Tietojen käyttöön ovat oikeutettuja vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseen. Manuaalista aineistoa säilytetään tietojen suojatasoa vastaavissa lukituissa tiloissa. Tietoja käsittelevä henkilöstö ja alihankkijat ovat sitoutuneet salassapitovelvoitteisiin. Sähköisesti säilytettävien tietojen suojaus perustuu käyttöoikeushallintaan, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen tai lain velvoitteiden vuoksi on tarpeellista. Työkohteiden sidosryhmien, eli asukkaiden, niin kauan kunnes osapuolten velvollisuudet toisiaan kohtaan on täytetty, ellei laki vaadi pidempää säilytysaikaa.

Tilaajavastuulain mukaan kerättyjä tietoja tilaaja säilyttää vähintään kaksi vuotta ko. sopimusta koskevan työn päättymisen jälkeen.

7. Tietojen tarkastus-, oikaisu- ja muut rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset rekisteröidyn oikeudet:

• Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat rekisterissä olevat henkilötiedot.
• Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen, vanhentuneen, tarpeettoman tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista.
• Rekisteröidyllä on myös oikeus milloin tahansa peruuttaa henkilötietojensa käsittelyyn aiemmin antamansa suostumus. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Jos rekisteröity on toimittanut henkilötietojaan rekisterinpitäjälle ja käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, hänellä on oikeus saada nämä tiedot itselleen jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

Kun henkilötietojen käsittelemisen perusteena on oikeutettu etu, rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella. Rekisteröidyn on pyynnön yhteydessä yksilöitävä vastustamisen perusteena oleva erityinen tilanne.

Rekisteröity voi laissa määritellyissä tilanteissa vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista, esimerkiksi keskeyttämistä kokonaan tai osittain silloin, kun rekisteröidyn mielestä on epäselvyyttä tietojen virheettömyydestä tai niiden käsittelystä.

Tietojen tarkastamista tai rajoittamista koskevan pyynnön voi tehdä VAV:n verkkosivuilla olevan tietopyyntölomakkeen kautta. Tietojen oikaisua koskevan pyynnön voi tehdä OmaVAV-palvelun kautta tai verkkosivuilla olevan tietopyyntölomakkeen kautta.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.