Työnhakijarekisterin tietosuojaseloste

VAV-konsernin työnhakijarekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjän yhteystiedot tietosuoja-asioissa

Rekisterinpitäjät

VAV Yhtymä Oy (y-tunnus 0640915-7) ja sen alla mainitut tytäryhtiöt, jäljempänä ”rekisterinpitäjä”

VAV Asunnot Oy

Yhteystiedot tietosuoja-asioissa

Yhteydenotot Rekisterinpitäjän tietosuojavastaavaan sekä kaikissa tietosuojaa koskevissa asioissa voi lähettää seuraavilla yhteystiedoilla:

Tietosuoja

sähköposti: tietosuoja@vav.fi

osoite: VAV Yhtymä Oy, Tietosuoja-asiat, Veturikuja 7, 01300 Vantaa

2. Rekisteröidyt ja rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää rekisterinpitäjän työnhakijoista (”rekisteröity”) seuraavia henkilötietoja:

• rekisteröidyn perustiedot kuten nimi, syntymäaika, sekä henkilötunnus, jos rekisteröidyn henkilöluottotietojen hankkiminen on työtehtävän kannalta tarpeellista rekisteröidyn luotettavuuden arvioimiseksi;
• rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot;
• rekisteröidyn työnhakuprosessin yhteydessä rekisterinpitäjälle antamat soveltuvuuden kannalta tärkeät tiedot ja muut tiedot itsestään, taustastaan ym. kuten valokuvat, videot, opiskelu- ja muut koulutukseen liittyvät tiedot, ammatti, työhistoriaa koskevat tiedot (kuten työnantajat, työsuhteen alkamisajat ja kestot sekä työtehtävien laatu), kielitaito, ajoneuvojen ajo-oikeudet, muu erityisosaaminen, kuvaus henkilökohtaisista ominaisuuksista, erilaiset todistukset ja arvioinnit sekä viittaukset Internetistä tai muista lähteistä löytyviin tietoihin sekä referenssit;
• rekisteröidyn rekrytointiprosessin etenemistä koskevat tiedot kuten tiedot tulossa olevasta jatkohaastattelusta tai rekrytointiprosessin keskeytymisestä;
• henkilö- ja soveltuvuusarviointitestien lausunnot ja työterveyshuollon lausunnot työnhakijan työkykyisyydestä hakemaansa tehtävään;
• henkilöluottotiedot työelämän tietosuojalain sallimissa tilanteissa työnhakijasta, joka on valittu hoitamaan erityistä luotettavuutta edellyttäviä työtehtäviä
• tietyissä tilanteissa huumausainetestausta koskevat tiedot ja työnhakijan toimittamaan huumausainetestin todistukseen merkittyjä tietoja työnhakijasta, joka on valittu hoitamaan tarkkuutta, luotettavuutta, itsenäistä harkintakykyä tai hyvää reagointikykyä vaativia tehtäviä.
• mahdolliset muut tiedot, joiden keräämiseen rekisteröity on antanut suostumuksensa tai jotka rekisteröity itse on vapaaehtoisesti antanut työnhakuprosessin yhteydessä.

3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet ja tarkoitukset

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on rekisterinpitäjän työnhakijoiden arviointi ja vertailu ja muut rekrytointiin liittyvät toimenpiteet, rekrytointiprosessin hallinnointi, henkilöresursoinnin tukeminen sekä hakuprosessiin liittyvien tietojen hallinnointi tarvittavien yhteydenottojen mahdollistamiseksi sekä päätöksenteko työpaikkoja täytettäessä.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteina ovat:

1. rekisterinpitäjän oikeutettu etu työnhakijan ja työnantajan välisen suhteen perusteella käsitellä rekisteröidyn työhakemuksessa ilmoittamia tai siinä viitattuja henkilötietoja;
2. rekisterinpitäjän oikeutettu etu etsiä ja rekrytoida oma-aloitteisesti sopivia työntekijöitä ja käsitellä yhteydenottoon välttämättömiä tietoja, jotka rekisteröidyt ovat itse saattaneet yleisesti työnantajien saataville ammatillisissa Internet-palveluissa, esim. LinkedIn ja muissa vastaavissa lähteissä niiden palveluehtojen mukaisesti;
3. rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn lakisääteiset oikeudet ja velvoitteet, esim. rekisteröidyn luotettavuuden arviointi työelämän tietosuojalain mukaisesti luottotietojen perusteella ja tasa-arvovelvoitteiden täyttäminen;
4. tehtävään valitun työnhakijan suostumus huumausainetestiä koskevaan todistukseen merkittävien tietojen käsittelyyn
5. rekisteröidyn antama suostumus muuhun henkilötietojen keräämiseen ja käsittelyyn ja henkilö- ja soveltuvuusarviointitesteihin

4. Mistä tietoja kerätään

Rekisterin tiedot kerätään säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään, sekä laissa säädetyissä rajoissa ja tarvittaessa rekisteröidyn suostumuksella rekisterinpitäjän rekrytointikonsultilta, henkilö- ja soveltuvuusarviointipalveluja tuottavilta yrityksiltä, viranomaisilta, luottotietoyhtiöiltä, työterveyshuollolta, yhteystietopalvelujen tarjoajilta, ammatillisista Internet-palveluista kuten LinkedIn, työnhakijan ilmoittamilta suosittelijoilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta.

5. Kenelle tietoja luovutetaan tai siirretään

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille ilman rekisteröidyn suostumusta paitsi, jos se on välttämätöntä rekisterinpitäjän lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseksi, oikeuskäsittelyyn liittyen, viranomaisten pyynnöstä tai osana liiketoimintajärjestelyitä.

Rekisterinpitäjällä on oikeus käyttää alihankkijoita tämän selosteen mukaisessa henkilötietojen käsittelyssä. Tällöin henkilötietoja voidaan siirtää alihankkijoille siinä määrin, kuin se on tarpeen alihankkijan palvelujen toteuttamiseksi. Rekisterinpitäjä voi käyttää alihankkijoita seuraavissa tehtävissä:

• HR-, rekrytointi- ja soveltuvuusarviointipalvelut
• ICT: IT-infra, tietoturva ja käyttäjähallinta, sähköiset viestinvälityspalvelut

Alihankkijat käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti. Alihankkijoita sitovat rekisterinpitäjän kanssa tehdyt sopimukset henkilötietojen käsittelystä mukaan lukien salassapitoa ja tietoturvaa koskevat ehdot.

VAV ja sen alihankkijat  käsittelevät henkilötietoja  EU-/ETA-alueella ja maissa, joiden tietosuojan tason riittävyyden Euroopan komissio on hyväksynyt. Jos henkilötietoja käsitellään poikkeuksellisesti muissa maissa, VAV varmistaa tietosuojan riittävän tasolla sopimalla siirrosta Euroopan komission hyväksymillä vakiosopimusehdoilla

6. Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain rekrytointiin liittyviä tehtäviä suorittavat esimiehet, henkilöstöhallinnon ja rekisterinpitäjän alihankkijoiden työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä tämän rekisterin tietoja.

Manuaalista aineistoa säilytetään tietojen suojatasoa vastaavissa lukituissa tiloissa. Tietoja käsittelevä henkilöstö ja alihankkijat ovat sitoutuneet salassapitovelvoitteisiin. Sähköisesti säilytettävien tietojen suojaus perustuu käyttöoikeuksien hallintaan, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin. Tietoja käsittelevien henkilöiden pääsy rekisterin sähköiseen tietosisältöön on suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella.

Huumausainetestiä koskeva todistus, henkilö- ja soveltuvuusarvioinnit ja työterveyshuollon lausunnot säilytetään erillään muista tiedoista.

Valittujen työnhakijoiden tietoja säilytetään osana työsuhdetietoja. Muiden työnhakijoiden henkilötietoja säilytetään rekrytointipäätöksen jälkeen niin kauan, kuin se on tarpeellista rekrytointiin liittyvien oikeuksien ja velvollisuuksien loppuunsaattamiseksi, kuitenkin vähintään kaksi vuotta työhönottopäätöksestä (tasa-arvolakiin perustuva syrjintäkanteen kanneaika).

Tietoja voidaan säilyttää myös muita rekisterinpitäjän mahdollisia rekrytointitarpeita varten rekisteröidyn antaman suostumuksen mukaisesti.

7. Tietojen tarkastus-, oikaisu- ja muut rekisteröidyn oikeudet

Työnhakijana sinulla on oikeus saada tietää, mihin tarkoituksiin ja millä tavoilla käsittelemme henkilötietojasi. Pyrimme tällä kuvauksella tietosuojakäytännöistämme antamaan kattavan kuvan henkilötietojen käsittelystä työnhakuun liittyvässä menettelyssämme. Jos jokin osa henkilötietojen käsittelystä kuitenkin jää epäselväksi, voit esittää käsittelyä koskevia tarkentavia kysymyksiä tietosuojavastaavalle, jonka yhteystiedot ovat tämän selosteen ensimmäisellä sivulla.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen, vanhentuneen, tarpeettoman tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista.

Rekisteröidyllä on myös oikeus milloin tahansa peruuttaa henkilötietojensa käsittelyyn aiemmin antamansa suostumus. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Jos rekisteröity on toimittanut henkilötietojaan rekisterinpitäjälle ja käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, hänellä on oikeus saada nämä tiedot itselleen jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

Kun henkilötietojen käsittelemisen perusteena on oikeutettu etu, rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella. Rekisteröidyn on pyynnön yhteydessä yksilöitävä vastustamisen perusteena oleva erityinen tilanne.

Rekisteröity voi laissa määritellyissä tilanteissa vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista, esimerkiksi keskeyttämistä kokonaan tai osittain silloin, kun rekisteröidyn mielestä on epäselvyyttä tietojen virheettömyydestä tai niiden käsittelystä.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.