Sopimus- ja yhteistyökumppanien tietosuojaseloste

Rekisterin nimi

VAV-konsernin sopimus- ja yhteistyösuhteisiin liittyvää henkilötietojen käsittelyä koskeva rekisteri

Rekisterinpitäjän ja tietosuojavastaavan yhteystiedot

VAV Yhtymä Oy (y-tunnus 0640915-7) ja sen tytäryhtiöt, jäljempänä VAV
Veturikuja 7
01300 Vantaa
puh. 010 235 1450

Tietosuojavastaava:
Laura Luhtanen
Veturikuja 7
01300 Vantaa
laura.luhtanen@vav.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

VAV käsittelee sopimus- ja yhteistyökumppaneitaan edustavien yhtiöiden työntekijöiden henkilötietoja sopimuksen valmistelussa ja täytäntöönpanossa sopimussuhteen aikana.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on sopimuksen asianmukaisesta täyttämisestä ja sopijapuolen velvoitteista huolehtiminen ja yhteistyön kehittäminen sopimussuhteen aikana.

Käsittelyn tarkoituksena on toteuttaa VAV:lle tilaajana kuuluvaa selvitysvelvollisuutta siitä, että sen
sopimuskumppanit ja näiden alihankkijat täyttävät sopijapuolina ja työnantajina lakisääteiset velvoitteensa.

VAV käsittelee henkilötietoja sopimuskumppanin kanssa laadittuun sopimukseen ja voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuen.

Sopimus- tai yhteistyösuhteen syntymisen edellytyksenä on, että sopimuskumppania edustavan yhtiön työntekijä antaa sopimuksen laatimiseksi ja täytäntöönpanemiseksi tarvittavat henkilötiedot.

Henkilötiedot pidetään luottamuksellisina, ellei laissa toisin säädetä.

VAV:n oikeus sopimuskumppaneiden työntekijöiden henkilötietojen käsittelylle perustuu seuraaviin
säädöksiin:

• laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä
  (1233/2006)
• laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016)
• Työturvallisuuslaki (738/2002)

Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä olevien henkilötietojen käsittely liittyy vireillä oleviin hankintoihin, rakennus- ja korjausurakoihin, käytössä oleviin tietojärjestelmiin ja muihin VAV:n liiketoimintaan perustuviin
sopimuksiin.

Sopimus- ja yhteistyökumppanien henkilötietojen käsittelyä koskeva rekisteri sisältää seuraavat
tiedot:

• ajantasaiset tiedot sopijakumppanien ja näiden alihankkijoiden lakisääteisten velvoitteiden
  noudattamisesta
• sopimuksen laatimista, täytäntöönpanoa ja päättämistä varten tarpeelliset tiedot
• yhteystiedot sopimussuhteen aikaista yhteydenpitoa ja viestinvaihtoa varten
• VAV:n kiinteistöillä sopimuksen mukaista töitä tekevien työntekijöiden nimet ja yhteystiedot, tiedot ammatista ja tehtävään soveltuvasta koulutuksesta
• alihankkijoiden työnantajan nimi, y-tunnus, yhteystiedot ja osoitus lakisääteisten velvollisuuksien noudattamisesta
• sopimuksen mukaisen työn edellyttäessä työntekijöiden käyttäjätunnukset, käyttöoikeudet ja niiden rajaukset ja lokitiedot sopimuksen täyttämiseksi käytössä oleviin VAV:n tietojärjestelmiin
• rakennustyömaalla työturvallisuudesta vastaavan sopimuskumppanin työntekijän nimi ja yhteystiedot
• sopimuksen asianmukaiseksi täyttämiseksi, valvomiseksi ja kehittämiseksi tarpeelliset viestit ja kirjaukset VAV:n käytössä oleviin tietojärjestelmiin
• arkistoitujen sopimusten sisältämät sopimuskumppanien henkilötiedot

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin sisältämät tiedot kerätään säännönmukaisesti sopimuskumppania yksittäisessä
hankkeessa tai projektissa edustavalta henkilöstöltä.

Luotto- ja maksukäyttäytymistietoja, tilaajavastuulain edellyttämiä tietoja ja tekijänoikeustietoja voidaan kerätä ja päivittää Suomen Asiakastieto Oy:n rekisteristä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

VAV ei luovuta säännönmukaisesti rekisterin sisältämiä henkilötietoja organisaation ulkopuolelle.

VAV luovuttaa henkilötietoja ulkopuolisille ainoastaan laissa säädetyillä perusteilla.

VAV ei luovuta tietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaikojen määrittäminen

Rekisterin sisältämien henkilötietojen ajantasaisuus tarkistetaan säännöllisesti yhteistyössä sopimuskumppanin kanssa ja tarpeettomat tai vanhentuneet tiedot poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.

Työmaahan tai urakkatyöhön liittyviä henkilötietoja säilytetään kuusi (6) vuotta työmaan tai työn valmistumisvuoden päättymisestä lukien.

Tietojärjestelmien käyttäjätunnukset ja käyttöoikeustiedot tarkistetaan säännöllisesti ja em. tietoja käytön lokitiedot mukaan lukien säilytetään kaksi vuotta (2) käsittelyn oikeusperusteen päätyttyä.

Muita sopimussuhteen täyttämisessä olennaisia henkilötietoja voidaan säilyttää kymmenen vuotta (10) sopimuksen päättymisen jälkeen sen osoittamiseksi, että sopimussuhteeseen liittyvistä lakisääteisistä velvoitteista on huolehdittu sekä mahdollisiin sopimuksesta aiheutuviin vaatimuksiin varautumiseksi.

Sopimussuhteen päättymisen takia tarpeettomaksi käyneet tiedot poistetaan sopimuksen päätyttyä.

Tietojen suojaus

VAV on huomioinut lainsäädännön edellyttämät tekniset ja hallinnolliset suojakeinot sopimuskumppaniensa henkilöstön henkilötietoja käsitellessään ja tietojen suojaamiseksi tietoturvaloukkauksilta. Tällaisia keinoja ovat muun muassa tietoverkkojen ja – järjestelmien suojaus, tilaturvallisuuden varmistaminen ja kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminenja tietojärjestelmien käytön valvonta sekä riskienhallinta.

VAV käsittelee sopimussuhteisiin liittyviä asiakirjoja ainoastaan sähköisesti ja poistaa paperiset
asiakirjat välittömästi sen jälkeen, kun tiedot on siirretty sähköiseen tietojärjestelmään. Lisäksi sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja tarvittavin muin tietoturvan toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja.

Sopimuskumppanien työntekijöiden henkilötietoja käsittelevät ainoastaan nimetyt työntekijät, joilla on työtehtävien edellyttämä välitön liitäntä henkilötietojen käsittelyyn.

Käsittelyä rajoitetaan VAV:n antamilla tehtäväkohtaisilla käyttöoikeuksilla. Henkilökohtaisten tunnusten käyttöä vaaditaan. Käyttö ja tietojen käsittely on valvottua.

Jokainen sopimuskumppanien henkilöstön henkilötietoja käsittelevä VAV:n työntekijä sitoutuu noudattamaan VAV:n henkilötietojen käsittelyä koskevaa Tietoturvallisuussopimusta toimintatapoineen allekirjoittamalla tietoturvasitoumuksen. Tietoja käsittelevät tai katselevat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia, ja salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä.

VAV perehdyttää ja kouluttaa henkilöstöä henkilötietojen käsittelyyn säännöllisesti järjestettävissä tietosuoja- ja tietoturvakoulutuksissa.

Rekisteröidyn oikeudet

Tässä kappaleessa kerrotaan, minkälaisia oikeuksia sopimus- ja yhteistyösuhteisiin liittyvän
henkilötietojen käsittelyn rekisterin rekisteröidyillä on.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa VAV:n rekisterin rekisteröityä koskevat henkilötiedot.
Tarkastusoikeutta koskevan pyynnön voi toimittaa postitse VAV:lle osoitteeseen

VAV Yhtymä Oy, tarkastuspyyntö, Veturikuja 7, 01300 Vantaa.

Toimitamme tiedot yhtenä jäljennöksenä henkilöllisyyden todistamista vastaan. Tarkastusoikeus toteutetaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä. Jos tietoja ei pystytä perustellusta syystä toimittamaan tässä ajassa, VAV voi jatkaa määräaikaa enintään 2 kuukaudella. Tässä tapauksessa rekisteröity saa siitä ilmoituksen.

Oikeus peruuttaa annettu suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojen käsittelyyn milloin tahansa, siltä osin, kun henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn VAV:lle antamaan nimenomaiseen suostumukseen. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista tai poistamista

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen korjaamista tai poistamista tai käsittelyn
rajoittamista.

Pyyntö tulee tehdä kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle, jonka yhteystiedot ovat ensimmäisellä sivulla. Korjauspyynnössä tulee mainita oikaistava tieto ja sen tarkka muutos tai rekisteriin täydennettävät tai rekisteristä poistettavat tiedot. Henkilöllisyys tarkistetaan pyynnön yhteydessä.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeuksien rajoitukset

Rekisteröidyllä ei ole oikeutta pyytää tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista tilanteissa, joissa tietojen käsittely perustuu lakiin tai sopimuksen asianmukainen täyttäminen edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Tästä syystä näissä tapauksissa rekisteröidyllä ei ole oikeutta vastustaa henkilötietojen käsittelyä tai vaatia tietojen poistamista.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetun toimistolle, jonka yhteystiedot ovat Ratapihantie 9, PL 800, 00521 Helsinki.

Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja rekisteröidyn oikeuksien
käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröity voi olla yhteydessä tietosuojavastaavaan, jonka
yhteystiedot ovat sivun alussa.

Päivitetty 20.11.2020