Työnhakijoiden tietosuojaseloste

Rekisterin nimi

Työnhakumenettelyyn liittyvä rekisteri

Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaavan yhteystiedot

VAV Yhtymä Oy (y-tunnus 0640915-7) ja sen tytäryhtiöt, jäljempänä VAV
Veturikuja 7
01300 Vantaa
puh. 010 235 1450

Tietosuojavastaavan yhteystiedot:
Laura Luhtanen
laura.luhtanen@vav.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Työnhakumenettelyyn liittyvän rekisterin tarkoitus on vastaanottaa, käsitellä ja säilyttää VAV:sta työnantajana kiinnostuneiden työnhakijoiden työhakemuksia. Hakija voi osoittaa hakemuksen haluamaansa työtehtävään tai jättää avoimen hakemuksen.

Julkaisemme tiedot avoimista työpaikoista VAV:n verkkosivuilla (vav.fi). Pääasiallinen kanava työhakemuksen jättämiselle on hakemusten toimittamiseksi nimenomaisesti tarkoitettu sähköposti.

Keräämme valintaprosessin kannalta olennaisia tietoja, jotka hakija itse antaa hakemuksen jättämisen yhteydessä. Hakuprosessin päätyttyä vertailemme hakijoiden ansioita hakemuksessa toimitettujen tietojen perusteella. Vertailusta ei laadita erillisiä muistioita.

VAV ei tee rekrytointimenettelyssä automaattisia päätöksiä tai käytä henkilötietoja profilointiin.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

VAV käsittelee työnhakumenettelyssä toimitettuja henkilötietoja yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 6 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitetun työnhakijan suostumuksen perusteella.

Rekisterin tietosisältö

VAV käsittelee työnhakumenettelyyn liittyvässä rekisterissä alla olevia henkilötietoja:

• hakijan yksilöintitiedot (nimi, osoite, puhelin, sähköpostiosoite, sukupuoli, muu mahdollinen yhteystieto)
• hakijan hakemuksessa esittämät tiedot itsestään, esimerkiksi koulutus- ja työkokemustiedot, kielitaito.
• muut hakijan hakemuksensa tueksi toimittamat tiedot, kuten ansioluettelo, koulu- ja opintotodistukset, työtodistukset.
• hakijan ilmoittamat suosittelijat
• muut työnhakuun ja virantäytön ehtoihin liittyvät tarpeelliset tiedot, kuten tietojärjestelmien käyttöön tai ajo-oikeuteen liittyvät tiedot.

Henkilötietojen säilytysajat

VAV säilyttää valintamenettelyn kannalta olennaisia työnhakijan toimittamia henkilötietoja kuuden (6) kuukauden ajan hakemuksen lähettämisestä lukien. Säilytysajan umpeutumisen jälkeen kaikki työnhaun yhteydessä VAV:lle toimitetut tiedot poistetaan lopullisesti tietosuojaturvallisella tavalla, jos hakemus ei johda työsuhteeseen.

VAV käsittelee hakijatietoja organisaation sisällä aina luottamuksellisesti ja henkilötietoja käsittelevät ainoastaan kyseessä olevasta työnhakumenettelystä vastaavat henkilöt.

Säännönmukaiset tietolähteet ja tietojen luovuttaminen

VAV käsittelee ainoastaan työnhakijan työnhakumenettelyn aikana VAV:lle toimittamia
henkilötietoja.

VAV ei luovuta työnhakumenettelyssä toimitettuja henkilötietoja VAV:n ulkopuolelle.

VAV ei luovuta henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei ole.

Rekisterin suojauksen periaatteet

VAV on huomioinut lainsäädännön edellyttämät tekniset ja hallinnolliset suojakeinot henkilötietojen suojaamiseksi henkilötietojen tietoturvaloukkauksilta. Tällaisia keinoja ovat muun muassa tietoverkkojen ja -järjestelmien suojaus, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja tietojärjestelmien käytön valvonta sekä riskienhallinta.

Käsittelemme työnhakijan toimittamia tietoja ainoastaan sähköisesti ja tallennamme tiedot ainoastaan yhteen paikkaan. Siirrämme paperisena toimitetut työhakemukset sähköiseen tietojärjestelmäämme ja tuhoamme paperit välittömästi tietoturvallisella tavalla.

Pääsy työnhakumenettelyyn liittyvän rekisterin tietoihin on rajoitettu ainoastaan kyseessä olevaa työnhakua hoitaville VAV:n työntekijöille. Rekisteriin pääsemistä on rajoitettu henkilökohtaisella käyttöoikeudella. Tunnusten käyttöä valvotaan.

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä

Työnhakijana sinulla on oikeus saada tietää, mihin tarkoituksiin ja millä tavoilla käsittelemme
henkilötietojasi.

Pyrimme tällä kuvauksella tietosuojakäytännöistämme antamaan kattavan kuvan henkilötietojen käsittelystä työnhakuun liittyvässä menettelyssämme. Jos jokin osa henkilötietojen käsittelystä kuitenkin jää epäselväksi, voit esittää käsittelyä koskevia tarkentavia kysymyksiä tietosuojavastaavalle, jonka yhteystiedot ovat tämän selosteen ensimmäisellä sivulla.

Tarkastusoikeus

Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä sinua koskevia tietoja työnhakumenettelyyn liittyvään rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää tietosuojavastaavalle, jonka yhteystiedot ovat ensimmäisellä sivulla. Henkilötietoja luovutettaessa varmistetaan aina vastaanottajan henkilöllisyys.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista tai poistamista

Jos sinua koskevat henkilötiedot, joita käsittelemme, ovat virheellisiä, voit pyytää meitä
oikaisemaan tiedot.

Sinulla on lisäksi oikeus pyytää VAV:n käsittelemien sinua koskevien henkilötietojen poistamista tai
käsittelyn rajoittamista. Viimeksi mainitussa tapauksessa voimme käsitellä tietoja ainoastaan
suostumuksellasi.

Tee edellä mainitut pyynnöt kirjallisesti tietosuojavastaavalle, jonka yhteystiedot ovat
ensimmäisellä sivulla. Pyynnössä tulee mainita oikaistava tieto ja sen tarkka muutos tai rekisteriin
täydennettävä taikka sieltä poistettava tieto.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeuksien rajoitukset

Sinulla ei ole oikeutta pyytää tietojesi poistamista tilanteissa, joissa tietojen käsittely perustuu lakiin. Tästä syystä näissä tapauksissa sinulla ei ole oikeutta vastustaa henkilötietojen käsittelyä tai vaatia tietojesi poistamista.

Päivitetty 20.11.2020